Das einfache Briefumschlagsystem für die Finanzbuchhaltung

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Machen Sie sich keine Sorgen darüber, dass Sie nicht die Zeit haben, all Ihre Finanztransaktionen in einer komplizierten Tabelle oder einem Programm mühsam einzugeben. Das Kuvertsystem für die Finanzbuchhaltung ist wartungsarm, kostengünstig und in kurzer Zeit leicht zu implementieren. Sie benötigen lediglich einige Umschläge, ein Gummiband, einen Stift, einen Filzstift, einen Textmarker, eine Aufbewahrungsbox, eine Stunde am Ende des Monats und alle Einnahmen des Monats.

Das Umschlagsystem ist eine einfache und unterhaltsame Methode, um Quittungen zu speichern, zu organisieren und zu speichern und verlässliche Finanzaufzeichnungen zu führen.

Schritt 1: Speichern Sie alle Ihre Belege während des Monats

Erhalten Sie im Laufe des Monats eine Quittung für jeden Einkauf, den Sie tätigen. Wenn Ihnen ein Kassierer Ihre Quittung nicht gibt, vergessen Sie nicht zu fragen. Achten Sie beim Online-Kauf darauf, die Quittungen sofort auszudrucken. Wenn möglich, drucken Sie sie auf dünnem Papier aus und formatieren Sie sie so, dass sie in Form und Größe normalen Quittungen entsprechen.

Bewahren Sie Ihre Quittungen in der Brieftasche auf, bis sie überlaufen, und legen Sie sie zu Hause in einen dafür vorgesehenen Umschlag. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Umschlag mit der Bezeichnung „Aktuelle Belege“ versehen und bewahren Sie ihn an einem sicheren, leicht zugänglichen Ort auf.

Schritt 2: Organisieren Sie Ihre Belege am Ende des Monats

Bevor Sie Ihre Datensätze ordnungsgemäß speichern können, müssen Sie die Quittungen organisieren. Und bevor Sie sie organisieren können, müssen Sie jeden Beleg einzeln abschließen.

Gehen Sie jeden durch und markieren Sie:

Das Datum
Der Gesamtbetrag (oder erstattet)
Die Art der Transaktion (z. B. Bargeld, Lastschrift, Scheck, Geschenkkarte)

Achten Sie darauf, einen hellen Textmarker zu verwenden, damit die Tinte aus dem Kassenbon noch durchscheint. Einige Quittungen weisen sehr helle Tinte auf, die nach dem Hervorheben ausbleicht. Markieren Sie in diesem Fall die Informationen einfach in einer geraden Linie, damit sie nicht in die Informationen gelangen.

Notieren Sie nach dem Markieren Notizen direkt auf die Quittungen:

Notieren Sie sich die steuerlich absetzbaren Ausgaben, die geschäftlich oder gemeinnützig sein können
Notieren Sie die Renditen, warum sie gemacht wurden, wie viel Geld zurückerstattet wurde, und die neuen Nettosummen
Beschriften Sie alle Belege, wenn nicht sofort ersichtlich ist, wo der Kauf getätigt wurde, an wen er getätigt wurde oder warum
Notieren Sie sich alle sonstigen Hinweise, die Ihnen helfen, bessere Aufzeichnungen zu führen, zukünftige Erträge zu erzielen, ein zukünftiges Budget zu erstellen und ein besserer Verbraucher zu sein (z. B. wie Sie einen bestimmten Coupon sparen, wenn Sie einen halben Preis sparen, wenn ein großer Verkauf stattfand usw.). )

Wenn Sie feststellen, dass auf einem bestimmten Beleg nicht genügend Platz für diese Notizen vorhanden ist, schreiben Sie sie auf ein kleines Blatt Papier und heften Sie es auf die Rückseite des entsprechenden Belegs. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Erinnerung auf die Quittung schreiben, um auf die zusätzlichen Notizen auf der nächsten Seite zu verweisen.

So sieht eine abgeschlossene Quittung aus (beachten Sie, dass sie zu anderen Quittungen darunter passt):

Wenn Sie mit dem Notizen fertig sind, organisieren Sie den Stapel in chronologischer Reihenfolge und heften Sie ihn zusammen. Alternativ können Sie eine Büroklammer verwenden. Es spielt keine Rolle, ob Sie stattdessen die umgekehrte chronologische Reihenfolge verwenden (mit den neuesten Quittungen oben), aber was auch immer Sie wählen - konsistent halten. Ansonsten fällt es Ihnen später schwer, einzelne Quittungen zu finden, wenn Sie zwischen zwei verschiedenen Bestellsystemen wechseln müssen.

Schritt 3: Speichern Sie Ihre Belege mit Umschlägen und Boxen

Wenn Sie den monatlichen Belegstapel vorbereitet haben, legen Sie ihn in einen Umschlag. Möglicherweise müssen Sie einige Quittungen umlegen, damit der Stapel passt. Erwägen Sie die Farbcodierung eines Umschlags für die Saison oder den Monat, wenn Sie dadurch besser organisiert bleiben.

Dann falten Sie den Umschlag (ohne sie zu verschließen) und klappen Sie ihn um. Beschriften Sie den Umschlag mit einem schwarzen oder dunklen Filzstift. Folgen Sie dem Beispiel unten, wobei Monat und Jahr oben links angezeigt werden, oder beschriften Sie auf eine Art und Weise, mit der Sie leichter arbeiten können.

Wenn Sie mehr als einen Monat gesammelt haben, stapeln Sie die Umschläge in chronologischer Reihenfolge (halten Sie sie an die Reihenfolge der tatsächlichen Belege an). Legen Sie ein Gummiband um das Bündel.

Am Jahresende haben Sie alle Ihre Finanzunterlagen in zwölf Umschlägen zusammengefasst. Über mehrere Jahre sammeln Sie mehrere Bundles.

Bewahren Sie Ihre Umschlagbündel in einer Schachtel auf. Bewahren Sie die Box an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort auf. Im Laufe der Zeit können Sie mehrere Boxen zusammenstellen, die leicht zu stapeln und zu lagern sind. Jedes Mal, wenn Sie Ihre Finanzunterlagen referenzieren müssen, sind diese leicht zu finden und zugänglich.

Es ist ideal, eine optisch ansprechende Box zu verwenden, die Ihre finanziellen Ziele darstellt. Die Box im Beispiel unten zeigt bequeme Stühle an einer entspannenden Strandszene, da mehr Urlaubszeit ein Maß für den finanziellen Erfolg ist.

Mit dem einfach zu implementierenden Kuvertsystem können Sie alle Ihre Finanzaufzeichnungen an einem Ort mit wenig Aufwand aufbewahren. Mit farbigen Stiften, Textmarkern und Umschlägen sowie einer optisch ansprechenden Box, die Sie auf den finanziellen Erfolg konzentriert, können Sie Spaß daran haben!