Bereiten Sie Ihr Word-Dokument für die Massenverteilung vor

Dieser Gastartikel wurde von Askar geschrieben, dem Geek hinter der Tech-Website DemoGeek.

Wenn Sie in einem Team arbeiten oder wenn Sie mit Ihren Kunden zu tun haben, möchten Sie möglicherweise sicherstellen, dass Sie Ihre Dokumente richtig verteilen, damit die Informationen im Dokument die richtige Zielgruppe erreichen und die Vertraulichkeit der Informationen respektiert wird.

Word 2007 verfügt über eine Funktion, mit der Sie Ihr Word-Dokument formal vorbereiten können, um es an eine Gruppe von Personen oder sogar an Personen mit einem bestimmten Glaubwürdigkeitsfaktor zu verteilen.

Vorbereitung

Starten Sie Word 2007 und erstellen Sie das Dokument wie gewünscht.

Wenn Sie mit dem Dokument zufrieden sind und zur Verteilung bereit sind, halten Sie einen Moment inne, bevor Sie die E-Mail-Anwendung aufrufen, und befolgen Sie diese einfachen Schritte, um das Dokument für die Verteilung vorzubereiten. Denken Sie daran, dass diese Schritte isoliert sind und Sie die Schritte auswählen können, die Sie befolgen möchten.

Klicke auf das Office-Schaltfläche und klicken Sie auf dasBereiten”Menüoption. Es gibt 7 verschiedene Optionen, die Sie sehen sollten. Ich erkläre jede dieser Optionen, damit Sie die richtige Kombination von Optionen für Ihre Distributionsanforderungen auswählen können.

Dokumenteigenschaften

Der erste in der Liste ist derEigenschaften' Option, mit der Sie Metadateninformationen zum Dokument eingeben können.

Sie können den Namen des Dokumentautors, Titel, Betreff, Schlüsselwörter, Kategorie, Status und Kommentare eingeben.

Einige davon können über die angezeigt werden Datei >> Eigenschaften Dialog.

Denken Sie daran, dass Sie nach dem Finalisieren des Dokuments diese Eigenschaften nicht mehr sehen können. Bis dahin können Sie Ihrem Dokument jedoch Eigenschaften für andere Personen zuordnen, um sich vor dem Öffnen eines Dokuments ein Bild zu machen.

Dokument prüfen

Die zweite Option in der Liste ist das "Dokument prüfen" Möglichkeit. Als Teil der Vorbereitung für die Verteilung Ihres Dokuments können Sie das Dokument auf Kommentare, Revisionen, Revisionsmarken und Tintenkommentare überprüfen. Sie können nach versteckten Metadaten oder nach persönlichen Informationen suchen, die mit dem Dokument gespeichert wurden. Sie können nach benutzerdefinierten XML-Daten suchen, die mit dem Dokument gespeichert wurden. Sie können auch nach Informationen zu Kopf- und Fußzeilen sowie nach Wasserzeichen suchen. Schließlich können Sie auch nach versteckten Texten im Dokument suchen.

Wählen Sie die gewünschten Prüfoptionen aus, um sicherzustellen, dass Sie das Dokument verteilen undPrüfenDie Schaltfläche Word prüft das Dokument und informiert Sie über alle Elemente, die es bei der Prüfung gefunden hat.

Die Elemente, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, werden mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet, und Sie können bei Bedarf erneut prüfen.

Dokument verschlüsseln

Dritter in der Liste ist das "Dokument verschlüsseln" Möglichkeit. Wählen Sie diese Option, wenn das Dokument nur von bestimmten Personen angezeigt werden soll, denen Sie vertrauen. Sie können das Dokument mit einem Kennwort Ihrer Wahl verschlüsseln, und die Benutzer müssen dieses Kennwort eingeben, um das Dokument anzuzeigen.

Wählen Sie ein Passwort, das Sie an die Gruppe verteilen können. Mein Rat ist, nicht ein Passwort zu wählen, das Sie persönlich verwenden, sondern ein Passwort, mit dem niemand auf Ihre Online-Konten oder sensible Konten zurückgreifen kann, die Sie persönlich verwenden.

Bestätigen Sie das Passwort noch einmal. Bei Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Achten Sie darauf, das Kennwort beizubehalten / sich zu merken, da das Kennwort nicht wiederhergestellt werden kann, wenn Sie es vergessen. Wenn Sie das Kennwort vergessen, können Sie die Datei nicht öffnen.

Nach der Verschlüsselung sollten Sie in der Lage sein, zu sehen, dass die Menüoption eine kleine Hintergrundfarbe aufweist, um anzuzeigen, dass dieses Dokument verschlüsselt ist.

Wenn Personen in Ihrer Verteilergruppe versuchen, ein verschlüsseltes Dokument zu öffnen, werden sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben.

Ohne Passwort können sie das Dokument überhaupt nicht öffnen.

Berechtigung einschränken

Vierter auf der Liste ist das "Berechtigung einschränken" Möglichkeit. Mit der Option "Berechtigung einschränken" können Sie einschränken, was Personen mit dem Dokument tun können. Wenn das Dokument vertraulich ist, können Sie mit "Berechtigungen einschränken" das Bearbeiten, Kopieren und Drucken des Dokuments einschränken.

Berechtigung einschränken verwendet den Windows Rights Management-Client zum Implementieren der Einschränkungen.

Möglicherweise werden Sie aufgefordert, das zu installieren Windows-Rechteverwaltung Werkzeug. Machen Sie sich keine Sorgen, installieren Sie es, es stammt von der vertrauenswürdigen Quelle. Nach der Installation sollten Sie in der Lage sein zu konfigurieren, was die Benutzer mit dem Dokument machen können.

Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu

Fünfter in der Liste ist das "Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu" Möglichkeit. Digitale Unterschriften gewährleisten die Integrität des Dokuments. Stellen Sie sich digitale Unterschriften als Papiersignatur vor, die jedoch zur Vereinfachung elektronisch erfolgt. Wenn ein Dokument über eine digitale Signatur verfügt, bedeutet dies die Integrität und das Vertrauen des Dokuments. Dies ist praktisch, wenn Sie das Dokument an eine sehr große Zielgruppe verteilen.

Klicke auf das "Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu”Und Word fordert Sie auf, das obige Dialogfeld zur Suche nach Anbietern von digitalen Signaturen auf dem Office Marketplace aufzurufen.

Auf dem Office Online Marketplace sollten Sie einen Anbieter für digitale Signaturen finden, mit dem Sie das Dokument signieren können.

Führen Sie die Kompatibilitätsprüfung aus

Überspringen wir die letzte Option “Führen Sie die Kompatibilitätsprüfung aus" zuerst. Wenn Sie Features verwendet haben, die spezifisch für Word 2007 sind, und wenn Sie vermuten, dass Ihre Zielgruppe ältere Versionen von Word verwendet, sollten Sie die Kompatibilitätsprüfung ausführen, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument von der gesamten Benutzergruppe gelesen werden kann.

Word 2007 führt eine Reihe vordefinierter Kompatibilitätsprüfungen aus. Wenn Kompatibilitätsprobleme festgestellt werden, werden diese im obigen Dialogfeld aufgelistet. Wenn nicht, können Sie vor dem Verteilen des Dokuments zum letzten Schritt übergehen.

Als final markieren

Dies sollte der letzte Schritt sein, den Sie ausführen wollten, bevor Sie das Dokument an die Gruppe verteilen. Wie der Name schon sagt, markiert diese Aktion das Dokument als für die Verteilung festgelegt.

Da dadurch erhebliche Änderungen am Dokument vorgenommen werden, werden Sie aufgefordert, das Dokument als endgültig zu kennzeichnen.

Sobald ein Dokument als "Final" markiert ist, kann es nicht mehr bearbeitet werden und wird von Korrekturlesungen, Kommentaren usw.

Finalisierte Dokumente erhalten in der Statusleiste ein neues Symbol, das eher wie ein Gummistempel auf Papier aussieht.

Wenn Sie ein Dokument für die Verteilung vorbereiten, können Sie bestimmte offensichtliche Fehler vermeiden, die Sie beim Verteilen eines Dokuments an eine große Gruppe von Personen begehen. Sie müssen nicht alle Schritte befolgen. Sie können stattdessen auswählen, welchen Sie bevorzugen / bevorzugen. Word 2007 ist flexibel genug, um das zu tun, was Sie beim Vorbereiten eines Dokuments für die Verteilung verlangen.

Ich hoffe, Sie finden das nützlich und ich hoffe, Sie können die Fähigkeit von Word 2007 nutzen, um ein Dokument vor der Verteilung ordnungsgemäß fertigzustellen. Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben, teilen Sie mir dies bitte in Kommentaren mit.