So verwenden Sie Trello, um das Verwalten von Projekten zu einem Kinderspiel zu machen

Trello kann eine großartige Möglichkeit sein, um Projekte zu verwalten, mit Ihrem Team zu kommunizieren, Ideen zu organisieren und als eine Art „Whiteboard für das Internet“ zu dienen, auf dem Menschen gemeinsam ein Brainstorming durchführen und in einem gemeinsamen Raum zusammenarbeiten können.

Nachdem Sie ein Board erstellt haben, können Sie die Mitglieder des Projekts hinzufügen, aus denen das Team besteht. Klicken Sie dazu rechts auf die Registerkarte „Menü anzeigen“.

Sobald Sie alle Mitglieder Ihres Vorstands gesammelt und einsatzbereit haben, können Sie neue Listen hinzufügen. Die Titel dieser Listen können abhängig von der Art des von Ihnen erstellten Projekts, dem Arbeitsablauf für die Verwaltung einzelner Zuordnungen und der Art, wie Sie Ihre Inhalte insgesamt verwalten möchten, beliebig sein.

Als Beispiel haben wir nachfolgend einige verschiedene Ideen aufgelistet. In jeder Liste finden Sie die Option "Karte hinzufügen", die Sie hier anklicken können.

Sobald die Karte in der Liste erstellt wurde, klicken Sie darauf, und Sie sehen ein Fenster, das folgendermaßen aussieht:

Und in diesen Karten beginnt die eigentliche Organisation. Alles, vom Hinzufügen von Mitgliedern zu "Abonnieren einer Karte" (das heißt, sie erhalten eine Benachrichtigung entweder über ihre E-Mail oder über das Telefon, wenn eine neue Aktion ausgeführt wird), bis zum Kennzeichnen einer Karte für ihren Unterabschnitt wird auf den nebenstehenden Schaltflächen angezeigt.

Sie können die Beschreibung einer Karte bearbeiten (d. H. „Nur Brainstorm“, einen Link zu einschlägigen Recherchen, YouTube-Clips usw.) sowie eine „Checkliste“ erstellen, die hier nebenan ist.

Checklisten sind eine großartige Möglichkeit, einzelne Karten zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams ständig auf dem neuesten Stand sind, wo sich ein bestimmter Teil des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Um eine Checkliste hinzuzufügen und mit neuen Elementen zu füllen, fahren Sie einfach mit der Maus auf die Schaltfläche "Checkliste", klicken Sie auf "Hinzufügen" und beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Aufgaben.

Andere Einstellungen in jeder Karte beinhalten die Option, ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, das von allen Mitgliedern, denen die Berechtigung für die Karte erteilt wurde, aktualisiert oder geändert werden kann.

Der Aktivitäts-Feed befindet sich im Menü auf der rechten Seite. Solange eine Karte nicht als „Privat“ gekennzeichnet ist, können alle Aktionen Ihres Teams in einem einfachen Stream angezeigt werden.

Eine weitere großartige Funktion von Trello ist, dass alle Ihre Dateien und Ordner direkt in die Karten eingefügt werden können. Sie müssen nicht mehr durch eine endlose Reihe von Dropbox-Ordnern mit komplizierten Passwörtern graben oder versuchen, jemanden dazu zu bringen, ihre Laufwerksberechtigungen richtig zu organisieren. Mit Trello haben Sie alles, was Sie brauchen, und steht sofort zum Download bereit.

Für den Fall, dass Ihr Team noch nicht bereit ist, die Dropbox „fallen zu lassen“, wird der Dienst automatisch in viele der beliebtesten Cloud-Dienste integriert und ermöglicht Ihnen das Anhängen von Inhalten direkt aus Ihrem eigenen verknüpften Konto.

Als nächstes kommen hier Etiketten hinzu.

Die Labels sind ein universeller Moniker, mit dem Sie Ihre Abschnitte problemlos in Unterabschnitte usw. unterteilen können. Angenommen, Sie haben etwas in Ihrer Liste "Zugewiesen", wissen jedoch nicht, zu welcher Abteilung der Artikel gehört?

Mit Etiketten können Sie bestimmte Inhalte schnell farblich kennzeichnen, sodass jeder, der an die Karte angehängt ist, schnell erkennen kann, zu wem er gehört und wozu die Aufgabe dient. Dieser visuelle Hinweis sorgt für ein einfaches Organisationssystem, nicht viel anders als die farbigen Registerkarten, die Sie über Ordnern in einem Aktenschrank sehen.

Als letztes können Sie eine Karte per E-Mail für jedermann freigeben oder in Ihrem Workflow-Bereich außerhalb des Trello-Netzwerks verknüpfen.

Zu den zusätzlichen Funktionen von Trello gehören unter anderem die Option, einer Karte oder einem Mitglied freundliche Aufkleber hinzuzufügen. Einige davon sind in der Basic-Mitgliedschaft enthalten, und eine ganze zusätzliche Bibliothek, die geöffnet wird, wenn Sie sich für das Trello Gold anmelden monatliches Abo.

In der Business Class erhalten Sie die gleichen Aufkleber. Statt jedoch die gesamten $ 5 pro Monat zu zahlen, können Sie jedem Ihrer Mitarbeiter Premium-Mitgliedschaften zu einem Rabatt von nur 3,75 US-Dollar pro Person gewähren.

Durch zusätzliche Einstellungen in der Menüleiste können Sie die Berechtigungen für die Mitglieder Ihres Teams sorgfältig steuern, z. B. wer die Karten lesen kann, wer sie kommentieren kann und wer ältere Zuordnungen, die bereits vorhanden sind, archivieren, löschen oder verschieben kann ihren Zweck erfüllt.

Dort finden Sie auch das Menü "Power Ups", einschließlich der Option zum Anzeigen aller Zuordnungen und ihrer Besitzer in einem Kalenderformat mit Fälligkeitsdatum und übereinstimmenden Zeitplänen sowie der Option, Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, " Abstimmung “auf bestimmte Karten.

Die Idee hinter dem Abstimmungssystem ist, dass, wenn sich jeder nicht auf eine Idee einigen kann und welche Aufgabe als nächstes zu bearbeiten ist, Sie das Stockwerk für eine Abstimmung eröffnen können. Welche Option die höchste Anzahl von Stimmen erhält, ist das nächste Projekt, das durchgeschickt wird.

Wenn eine Karte nicht ausreicht, gibt es immer die Möglichkeit, mehr zu machen. Wenn Sie Ihre Belegschaft auf diese Weise aufteilen, kann dies zu einem übermäßigen Übersprechen zwischen den verschiedenen Abteilungen führen. Dies ist immer eine gute Option, wenn Sie sich Sorgen machen, ob Berechtigungen erteilt werden oder dass private Projekte in Aktion sind, bevor sie für die Öffentlichkeit bereit sind.

Wenn eine Karte ihren Zweck erfüllt hat, können Sie sie per Knopfdruck im Archiv ordentlich verstauen. Das Archiv enthält Inhalte für mehr als 30 Tage, bevor es dauerhaft gelöscht wird. Stellen Sie also sicher, dass Sie niemals etwas in diesen Bereich von Trello senden, es sei denn, Sie sind absolut sicher, dass Sie damit endgültig fertig sind.

Trello ist eine hilfreiche, leicht zugängliche Möglichkeit für Sie und die Mitglieder Ihres gesamten Teams, sich durch das hektische Chaos des Arbeitstages zu organisieren. Mit all seinen vielen Funktionen und Tricks können Sie Ihren Kopf freihalten, Ihre Projekte auf Kurs halten und die Bandbreite Ihrer Aufgaben jederzeit pünktlich veröffentlichen.