Verwenden des Konversationsbereinigungstools in Outlook

Manche Leute halten ihre Outlook-Ordner gerne unter Kontrolle, wobei die E-Mails ordentlich kategorisiert und in einer logischen, minimalen Ordnerstruktur gespeichert werden. Die meisten von uns sind nicht so, daher hat Microsoft Hilfsmittel zur Verfügung gestellt. Eines dieser Tools ist das wenig bekannte Conversation Cleanup-Tool, mit dem redundante E-Mails aus einer Konversation gelöscht oder entfernt werden. So funktioniert das.

Sie können das Conversation Clean Up-Tool für eine einzelne Konversation, einen Ordner oder einen Ordner und alle Unterordner ausführen. Es sucht nach redundanten E-Mails, dh denjenigen, die vollständig in einer anderen Nachricht in der Konversation enthalten sind. Anschließend werden diese E-Mails (standardmäßig) gelöscht oder in einen anderen Ordner verschoben, je nachdem, wie Sie sie eingerichtet haben. Dadurch wird verhindert, dass Ihr Postfach mit mehreren Kopien derselben Nachricht gefüllt wird.

Zuerst müssen Sie die Conversation Clean Up-Parameter einstellen. Gehen Sie zu Datei> Optionen> E-Mail und blättern Sie nach unten zum Abschnitt "Konversationsbereinigung".

Standardmäßig löscht Conversation Cleanup Elemente. Wenn Sie jedoch redundante Elemente stattdessen in einen Ordner verschieben möchten, können Sie auf „Durchsuchen“ klicken und den Ordner auswählen, in den Sie die Elemente verschieben möchten. Dies ist praktisch, wenn Sie selbst überprüfen möchten, ob die Nachrichten, die das Tool findet, wirklich überflüssig sind. Das Conversation Cleanup-Tool ist unserer Erfahrung nach zuverlässig, aber manchmal gibt es keinen Ersatz dafür, die Dinge selbst zu überprüfen.

Sie können die anderen Standardoptionen wahrscheinlich beibehalten, da sie sehr sinnvoll sind. Wenn sich Ihre Situation oder Ihre Präferenzen jedoch unterscheiden, fahren Sie fort und schalten Sie die Parameter nach Belieben ein oder aus. Wenn Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "OK", um zu Outlook zurückzukehren.

Nun müssen Sie das Tool öffnen. Klicken Sie auf der Registerkarte "Startseite" auf die Schaltfläche "Aufräumen". Über das Dropdown-Menü können Sie die aktuell ausgewählte Konversation im Ordner, im gesamten Ordner oder im gesamten Ordner und in allen Unterordnern löschen.

Sie können dieses Menü auch aufrufen, indem Sie auf Ordner> Ordner bereinigen klicken, wenn Sie die Option "Unterhaltung bereinigen" nicht benötigen.

Wir werden jetzt mit "Ordner aufräumen" fortfahren, aber der Vorgang ist derselbe, ob Sie eine Konversation, einen Ordner oder einen Ordner und seine Unterordner bereinigen. Für eine One-Click-Option können Sie immer mit der rechten Maustaste auf einen Ordner im Navigationsbereich klicken und "Ordner aufräumen" auswählen.

Wenn Sie dieses Werkzeug zum ersten Mal ausführen, wird eine Warnmeldung angezeigt, in der Sie die Einstellungen ändern, das Werkzeug ausführen oder den Vorgang abbrechen können.

Wenn das Tool ausgeführt werden soll, ohne dieses Popup zu sehen, aktivieren Sie die Option "Diese Nachricht nicht mehr anzeigen".

Klicken Sie auf "Ordner aufräumen", um das Tool auszuführen (wenn Sie die Option "Diese Nachricht nicht mehr anzeigen" aktiviert haben, wird das Tool ab diesem Zeitpunkt ausgeführt, sobald Sie es auswählen). Wenn das Tool ausgeführt wird. Dies kann etwas dauern, wenn Sie es zum ersten Mal in einem Ordner mit vielen Nachrichten ausführen. In der Leiste unten in Outlook wird eine Statusmeldung angezeigt.

Sie können Outlook weiterhin verwenden, während dies ausgeführt wird. Sobald die Statusbenachrichtigung nicht mehr angezeigt wird, ist das Tool beendet. Es wird Ihnen nicht sagen, dass es fertig ist - das Tool ist so konzipiert, dass es im Hintergrund ausgeführt wird, um Ihnen zu helfen, und Sie nicht mit Nachrichten bombardieren.

Das ist alles dazu. Bei der Ausführung dieses Tools in einem Beispielordner mit 2487 E-Mails wurden 502 E-Mails gefunden, die gelöscht werden konnten. Über ein Fünftel der E-Mails im Ordner war überflüssig. Es ist also ein Augenöffner und ein Werkzeug, das sich lohnt, wenn Sie keinen Platz mehr haben oder die Konversation satt haben.