So verwenden Sie die Vergleichsfunktion von Microsoft Word

Wenn Sie in einem kollaborativen Team von Arbeitern tätig sind oder sich einfach mit mehreren Überarbeitungen Ihrer eigenen Arbeit befassen, ist es wichtig, inkrementelle Änderungen nachverfolgen zu können. In Microsoft Word ist die Möglichkeit, jeden Unterschied in zwei nahezu identischen Dokumenten zu vergleichen, in das Compare-Tool integriert. So verwenden Sie es.

Öffnen Sie zunächst Word und eine beliebige Dokumentdatei. (Dies kann eine der beiden sein, die Sie vergleichen, ein anderes Dokument oder ein leeres Projekt.) Klicken Sie oben im Bildschirm auf die Registerkarte "Überprüfen", um das Menübandmenü zu öffnen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Vergleichen". Es befindet sich in der Nähe der rechten Seite des Menüs.

Klicken Sie erneut auf „Compare“, wenn ein anderes Menü geöffnet wird. Wählen Sie dann in dem neuen Fenster Ihre zwei Dokumente aus: das Dokument "Original" (oder früher) und das Dokument "Überarbeitet" (oder höher). Wenn im Dropdown-Menü keine der beiden Optionen angezeigt wird, klicken Sie auf das Ordnersymbol rechts, um mithilfe des Dateibrowsers zum Dokument zu navigieren.

Unter "Label changes with" können Sie eine Notiz setzen, um zu verfolgen, welche Differenz zu welchem ​​Dokument gehört. Hier werde ich mein „später“ benennen, da es sich um die letzte Überarbeitung des Manuskripts handelt. Sie können dem überarbeiteten Dokument nur ein Tag hinzufügen, aber Sie können mit dem Doppelpfeil-Symbol zwischen diesen wechseln.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mehr", um die erweiterte Option anzuzeigen. Die meisten davon sind selbsterklärend und alle Optionen sind standardmäßig aktiviert. Beachten Sie die Option "Änderungen anzeigen um", bei der einzelne Änderungen entweder immer nur ein Zeichen (sehr langsam) oder nur ein Wort angezeigt werden.

Klicken Sie auf "OK". Word öffnet eine kompliziert aussehende Auswahl von Bereichen in einem einzelnen Dokument. Von links nach rechts haben Sie eine detaillierte Liste der Änderungen, eine vollständige Ansicht des überarbeiteten Dokuments mit roten Markierungen am linken Rand, die Änderungen anzeigen, und ein Doppelfenster, in dem das gestapelte Originaldokument und das überarbeitete Dokument angezeigt werden. Beim Scrollen mit dem Mausrad werden alle drei primären Fenster gleichzeitig gescrollt. Sie können jedoch die Bildlaufleisten rechts neben jedem Fenster verwenden, um die einzelnen Fenster zu jedem Fenster zu scrollen.

Der Revisionsbereich ist hier am nützlichsten. Es zeigt jede Änderung, was entfernt wurde und was hinzugefügt wurde, in der Reihenfolge von oben nach unten. Es ist eine fantastische Möglichkeit, die Unterschiede in Text und Formatierung auf einen Blick zu sehen. Durch Klicken auf einen der Einträge im Revisionsfenster werden die anderen Fenster sofort an die entsprechende Stelle gescrollt. Ordentlich!

Wenn Sie die Registerkarte Revisionen verwendet haben, um die bestimmte Version zu finden, können Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Text im mittleren Bereich klicken. Klicken Sie auf "Akzeptieren" oder "Ablehnen" (gefolgt von der entsprechenden Aktion), um die Änderung beizubehalten oder rückgängig zu machen.

Sie können dieses verglichene Dokument als separate Datei speichern, die sich auf keines der Dokumente, die Sie gerade anzeigen, auswirkt. Klicken Sie einfach auf Datei> Speichern unter und speichern Sie es wie jedes andere Word-Dokument.

Beachten Sie, dass die Compare-Funktion nicht verfügbar ist, wenn ein Dokument über einen Kennwortschutz verfügt oder dessen Änderungen in Word geschützt sind. Sie können diese Einstellung in den einzelnen Dokumenten ändern, indem Sie auf Prüfen> Änderungen verfolgen klicken.