Einrichten von Regeln in Apple Mail

Auch wenn die Popularität von E-Mail möglicherweise nachlässt und eine sofortige Online-Kommunikation möglich ist, so ist sie doch für das professionelle Repertoire der meisten Benutzer von entscheidender Bedeutung. Aber ungezähmt kann E-Mail schnell aus dem Ruder laufen, weshalb es wichtig ist, Regeln und Filter zu verwenden.

Mit den Regeln von Apple Mail können Sie Prioritäten setzen, was wichtig ist, während Sie herausfinden, was nicht der Fall ist. Durch ein gutes Regelschema werden E-Mails schneller beseitigt, und Sie haben die Möglichkeit, schneller auf Prioritätsnachrichten zu reagieren.

Apple Mail macht das Einrichten von Regeln zu einem Kinderspiel, sodass Sie Ihre Nachrichten problemlos ablegen, markieren und benachrichtigen können, sodass Sie nicht ständig nach wichtigen Nachrichten von Ihrem Chef oder Kollegen suchen müssen.

Um Regeln festzulegen, müssen Sie zunächst die Voreinstellungen von Apple Mail öffnen. Wählen Sie dazu das Menü Mail und dann "Voreinstellungen" oder verwenden Sie die Tastenkombination Command +.

In den Einstellungen klicken wir auf die letzte Registerkarte rechts "Regeln" und klicken dann auf "Regel hinzufügen"..

In diesem Beispiel richten wir eine Regel ein, um eine E-Mail von einem bestimmten Absender an ein bestimmtes Postfach weiterzuleiten. Bevor wir dies tun, müssen wir jedoch sicherstellen, dass die Mailbox bereits eingerichtet ist. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie auf das Menü "Mailbox" klicken und "New Mailbox ..." aus den Menüoptionen auswählen. Wählen Sie nun den Ort, an dem sich Ihre neue Mailbox befinden soll, und geben Sie ihr einen geeigneten Namen. (In meinem Fall nenne ich es "Lowell", wohin die gesamte Post meines Chefs gehen wird.)

Zurück in den Regeleinstellungen werden wir unsere neue Regel erstellen, die sehr einfach sein wird. Der fragliche Absender - mein Chef - hat zwei E-Mail-Adressen, die er häufig verwendet. Daher werden beide in unsere Regel aufgenommen, um sicherzustellen, dass alle E-Mails, die von einer der Adressen stammen, an unsere neue Mailbox weitergeleitet werden.

Um eine weitere E-Mail-Adresse hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+). Dadurch wird ein zusätzliches Feld für eine weitere E-Mail-Adresse hinzugefügt.

Mit dieser neuen Regel, irgendein Post, die kommt von Entweder wird eine E-Mail-Adresse sein gerührt an die spezifische Mailbox. Das bedeutet, dass der Posteingang übersprungen wird. Daher müssen wir sicherstellen, dass das Postfach regelmäßig überprüft wird, um sicherzustellen, dass nichts verpasst wird.

Leider können Sie Boolean nicht mit Mail-Regeln verwenden, sodass für jeden von Ihnen erstellten Teil der Regel ein eigener Eintrag erforderlich ist. Bei der Angabe einer der E-Mail-Adressen wäre es einfach, den ODER-Operator in unserer Regel zu verwenden. Wir können jedoch nicht - jeder muss eine eigene Zeile haben.

Wenn wir sicherstellen möchten, dass Nachrichten dieses Absenders im Posteingang verbleiben, aber immer noch im neuen Postfach abgelegt werden, können wir die Regel ändern, sodass sie kopiert statt verschoben werden.

Das ist nur ein einfaches Beispiel, also versuchen wir etwas komplexeres. Angenommen, wir möchten eine Regel einrichten, die bestimmte Nachrichten markiert, an eine spezielle Mailbox weiterleitet und eine Kopie an eine andere E-Mail-Adresse weiterleitet. So würden wir das machen:

Bei dieser Regel wird die Nachricht in den Ordner "Important Mailbox" kopiert, der Hintergrund wird rot hinterlegt und an ein separates E-Mail-Konto weitergeleitet. Wir könnten der Regel weitere Kriterien hinzufügen, aber Sie haben wahrscheinlich die Idee.

Das macht Spaß, also versuchen wir es noch einmal und machen es etwas länger. In dieser Regel passiert alles Mögliche.

Erstens, wenn das Thema oder Der Inhalt unserer Nachricht enthält die Wörter „Roller Derby“. Die Nachricht wird dann in einen speziellen Ordner verschoben. Nach Erhalt dieser Nachricht benachrichtigt uns Mail durch einen Ton, sendet eine Benachrichtigung und zeigt das Symbol im Dock an. Zum Schluss wird der Hintergrund in Rosa geändert und mit einer grünen Flagge markiert.

Das klingt nach bestimmten Nachrichtentypen viel, aber wenn Sie wirklich wissen möchten, wann etwas ankommt, können Sie sicher sein, dass Mail Sie benachrichtigt.

Bevor wir Schluss machen, schauen Sie sich noch einmal unsere Regeleinstellungen an, denn es gibt einige nützliche Funktionen, die Sie verwenden möchten.

Immer, wenn eine Regel "Aktiv" ist, wird das Kontrollkästchen daneben markiert. Wenn Sie eine Regel deaktivieren möchten, um sie inaktiv zu machen, müssen Sie sie nur deaktivieren. Dadurch wird die Regel nicht entfernt. Wenn Sie die Regel jedoch für eine bestimmte Zeit beibehalten und deaktivieren möchten, deaktivieren Sie sie.

Mit der Funktion "Bearbeiten" können Sie bei Bedarf jede Regel ändern. Alternativ können Sie einfach auf eine Regel doppelklicken, die Sie ändern möchten.

Die Schaltfläche "Duplizieren" kann von Zeit zu Zeit nützlich sein, wenn Sie eine Regel noch einmal mit wenigen geringfügigen Änderungen replizieren möchten, sie jedoch nicht mehrmals erstellen möchten.

Wenn Sie eine Regel löschen müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Entfernen" oder wählen Sie einfach die Regel aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen" auf Ihrer Tastatur.

Wenn Sie über mehrere E-Mail-Konten verfügen, ist das Festlegen von Regeln definitiv eine großartige Möglichkeit, alle Ihre verschiedenen Nachrichten an schönen, ordentlichen Orten abzurunden, sodass nichts beim Shuffle verloren geht. Sie müssen auch kein Experte sein, um sie einzusetzen. Mit Mail können Sie sogar ein paar einfache Regeln einrichten, sodass Sie mit wenigen Klicks wichtige Nachrichten finden können. Wenn Sie einmal den Dreh raus haben, werden Sie wahrscheinlich noch komplexere Regeln erstellen, die über das hinausgehen, was wir Ihnen heute gezeigt haben.