Festlegen eines Ablaufdatums bei der Freigabe von Dateien in Google Drive

Durch das Freigeben einer Datei über Google Drive können Kunden und Auftragnehmer auf Dokumente zugreifen, ohne sie herunterladen zu müssen. Wenn Personen nur temporären Zugriff auf Dateien gewährt werden sollen, können Sie ein automatisches Ablaufdatum festlegen, wenn Sie sie freigeben. Hier ist wie.

Hinweis: Um diese Funktion verwenden zu können, benötigen Sie als Inhaber des Dokuments ein kostenpflichtiges G Suite-Konto. Personen, mit denen Sie ein Dokument teilen, tun dies nicht Sie benötigen ein kostenpflichtiges Konto, um die Dokumente anzuzeigen.

Festlegen eines Ablaufdatums für Google Drive-Dateien

Starten Sie das mit Ihrem G Suite-Konto verknüpfte Google Drive, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf "Freigeben".

Fügen Sie die E-Mail-Adressen aller Personen hinzu, für die Sie die Datei freigeben möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Senden". Wenn Sie die Einladung an ein Google Mail-Konto senden, werden diese Personen automatisch der Liste der Personen hinzugefügt, die auf die Datei zugreifen können. Wenn Sie an eine andere Art von Adresse senden, erhält jede Person eine E-Mail mit einem Link, der auf die Datei verweist.

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Datei und klicken Sie erneut auf den Befehl "Freigeben".

Klicken Sie diesmal bei geöffneten Freigabeoptionen auf den Link "Erweitert".

Neben den Kontaktinformationen jeder Person wird ein Timer-Symbol angezeigt. Klicken Sie darauf, um ein Ablaufdatum festzulegen.

Klicken Sie von hier aus auf das Dropdown-Menü "Zugriff läuft ab", um 7 Tage, 30 Tage auszuwählen oder ein benutzerdefiniertes Ablaufdatum festzulegen.

Wenn Sie die Option "Benutzerdefiniertes Datum" wählen, wird ein Kalender geöffnet, in dem Sie ein genaueres Datum auswählen können.

Wenn Sie ein Ablaufdatum für andere festlegen möchten, klicken Sie auf den Timer neben dem Namen. Sie müssen für jede Person ein Ablaufdatum festlegen.

Klicken Sie abschließend auf "Änderungen speichern", um die Änderungen abzuschließen, die Sie an allen Benutzern vorgenommen haben.

Es gibt hier eine Einschränkung, von der Sie wissen sollten. Standardmäßig können Personen, für die Sie freigegeben sind, die Datei herunterladen, drucken oder kopieren. Wenn dies der Fall ist, haben sie nach einem von Ihnen festgelegten Ablaufdatum Zugriff auf diese Kopien. Sie können festlegen, dass nur die Anzeige erfolgen soll, und die Deaktivierungsoptionen für das Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Zuschauer aktiviert werden, um dies zu verhindern. Diese Personen können das Dokument jedoch nicht bearbeiten.

Wenn Sie jedoch über Personen verfügen, die nur einen temporären Zugriff benötigen, um ein Dokument anzuzeigen oder zu kommentieren, funktioniert diese Funktion hervorragend.