So beschränken Sie die Dateneingabe in Excel mit Datenüberprüfung

Wenn Sie Excel-Kalkulationstabellen verwenden, um Daten von anderen Personen zu sammeln, jedoch feststellen, dass häufig sorgfältig geplante Zellen mit falschen Informationen gefüllt werden, kann die Datenvalidierung hilfreich sein.

Mit diesem Tool können Sie bestimmte Zellen einschränken, um nur richtig formatierte Daten zuzulassen. Wenn jemand etwas eingibt, das nicht wie "Mittagessen am Flughafen" statt "15,68 USD" in einem Spesenbericht sein sollte, lehnt Excel die Eingabe ab, bis sie es richtig macht. Betrachten Sie es als passiv-aggressive Methode, um sicherzustellen, dass die Leute Ihre Zeit nicht verlieren.

Als Beispiel ist hier das grundlegende Arbeitsblatt für Spesenabrechnungen für How-To-Geek. Angenommen, wir möchten sicherstellen, dass Personen nur numerische Werte eingeben, die als Währung formatiert sind (d. H. Einige Ziffern, gefolgt von einem Dezimalpunkt, gefolgt von zwei weiteren Ziffern) in bestimmte Zellen.

Wählen Sie zunächst alle Zellen aus, die Sie einschränken möchten.

Wechseln Sie auf der Multifunktionsleiste zur Registerkarte "Daten" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Datenüberprüfung". Wenn Ihr Fenster nicht in voller Größe ist und Sie die Beschriftungen nicht sehen können, handelt es sich um das Symbol mit zwei horizontalen Feldern, einem grünen Häkchen und einem roten Kreis.

Klicken Sie im Fenster Datenüberprüfung auf der Registerkarte "Einstellungen" auf das Dropdown-Menü "Zulassen". Hier können Sie eine bestimmte Art der Eingabe festlegen, um Ihre ausgewählten Zellen zuzulassen. Für unsere Spesenabrechnung bestehen wir darauf, dass die Benutzer eine Zahl mit zwei Dezimalwerten eingeben. Daher wählen wir die Option „Dezimal“. Sie können auch andere Kriterien auswählen, z. B. sicherstellen, dass eine Zelle Text, eine Uhrzeit oder ein Datum, Text einer bestimmten Länge oder sogar Ihre eigene Validierung enthält.

Welche Art von Daten Sie in der Dropdown-Liste "Zulassen" auswählen, ändert die Optionen, die Ihnen auf der restlichen Registerkarte "Einstellungen" zur Verfügung stehen. Da wir einen numerischen Wert haben möchten, der der Währung entspricht, setzen wir die Dropdown-Liste "Daten" auf die Einstellung "Zwischen". Dann konfigurieren wir einen Mindestwert von 0,00 und einen Höchstwert von 10000,00, was für unsere Bedürfnisse mehr als ausreichend ist.

Um es zu testen, klicken Sie auf „OK“, um die Validierungseinstellungen anzuwenden, und versuchen Sie dann, einen unzulässigen Wert einzugeben. Wenn wir beispielsweise "Pfannkuchen" anstelle des Preises für die Mahlzeit als Frühstückswert eingeben, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Dies bedeutet zwar, dass nur die richtigen Datentypen eingegeben werden müssen, aber keine Rückmeldung darüber, welcher Datentyp erforderlich ist. Also, lasst uns das auch einrichten.

Gehen Sie zurück zum Fenster Datenüberprüfung (Daten> Datenüberprüfung auf der Multifunktionsleiste). Sie haben hier zwei Optionen (und Sie können beide verwenden, wenn Sie möchten). Sie können die Registerkarte "Eingabenachricht" verwenden, um einen Popup-Tool-Tipp anzuzeigen, der den gewünschten Datentyp anzeigt, wenn er eine Zelle auswählt, für die die Datenüberprüfung aktiviert ist. Sie können auch die Registerkarte "Fehlerwarnung" verwenden, um die Fehler anzupassen, die beim Eingeben des falschen Datentyps angezeigt werden.

Wechseln wir zuerst zur Registerkarte "Input Message". Stellen Sie hier sicher, dass die Option "Eingabenachricht anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist" aktiviert ist. Geben Sie dann Ihrer Eingabe einen Tooltip und einen Text. Wie Sie unten sehen können, wird durch Klicken auf eine der Zellen die Nachricht eingeblendet, damit die Benutzer wissen, was erwartet wird.

Auf der Registerkarte "Fehlerwarnung" können Sie die Fehlermeldung anpassen, die Benutzern angezeigt wird, wenn sie den falschen Datentyp eingeben. Stellen Sie sicher, dass die Option "Fehleranzeige nach Eingabe ungültiger Daten anzeigen" aktiviert ist. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Stil" einen Stil für Ihre Fehlermeldung aus. Sie können einen Stopp (den roten Kreis mit dem X), eine Warnung (gelbes Dreieck mit Ausrufezeichen) oder Informationen (blauer Kreis mit einem Kleinbuchstaben „i“) wählen, je nachdem, wie stark die Nachricht angezeigt werden soll.

Geben Sie einen Titel für die Nachricht und den Text der Nachricht selbst ein und klicken Sie auf "OK", um den Vorgang abzuschließen.

Wenn nun jemand versucht, falsche Daten einzugeben, ist diese Fehlermeldung etwas hilfreicher (oder sarkastisch, wenn Sie möchten)..

Das Einrichten der Datenüberprüfung ist ein bisschen mehr Arbeit, aber Sie können später viel Zeit sparen, wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden, um Daten von anderen Personen zu sammeln. Es ist sogar nützlich, um eigene Fehler zu vermeiden. Dies gilt doppelt, wenn Sie Formeln oder andere Arten von Automatisierungsaufgaben eingerichtet haben, die auf diesen Daten basieren.