Entfernen der versteckten persönlichen Informationen, die Microsoft Office Ihren Dokumenten hinzufügt

Microsoft Office speichert versteckte Metadaten in Ihren Office-Dokumenten. Dazu gehören die Dauer Ihrer Arbeit, der Name aller Personen, die an dem Dokument gearbeitet haben, wann das Dokument erstellt wurde, und sogar vorherige Versionen des Dokuments.

Bevor Sie Office-Dokumente öffentlich veröffentlichen oder an jemanden senden, sollten Sie wahrscheinlich überprüfen, welche verborgenen Informationen das Dokument enthält, und die vertraulichen Daten entfernen. Diese Metadaten können Ihre Privatsphäre verletzen oder peinlich sein.

Versteckte Daten anzeigen und entfernen

Klicken Sie in Office 2013 oder Office 2010 auf das Menü Datei und dann auf Info. Das Dokument Dokument prüfen wird im Vordergrund angezeigt und informiert Sie über die potenziell vertraulichen Informationen, die das Dokument enthält. Diese Informationen sind offensichtlicher als in älteren Office-Versionen. Sie können jedoch leicht übersehen werden, wenn Sie nicht wissen, dass Office diese sensiblen Daten Ihren Dokumenten hinzufügt.

Klicken Sie in Office 2007 in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Office orb, zeigen Sie auf Vorbereiten, und klicken Sie auf Dokument prüfen.

Um die ausgeblendeten Metadaten im Dokument anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Problemen suchen, klicken Sie auf Dokument prüfen, und wählen Sie die Metadatentypen aus, auf die Sie das Dokument untersuchen möchten. Sie können einfach alle Optionen ausgewählt lassen, um das Dokument auf alle Arten von Metadaten zu untersuchen.

Klicken Sie auf Prüfen, und Office prüft das Dokument auf Metadaten. Klicken Sie neben einem Typ von Metadaten auf die Schaltfläche Alle entfernen, um sie zu entfernen.

Beachten Sie, dass Sie die meisten dieser Metadaten nach dem Löschen nicht wiederherstellen können. Aus diesem Grund empfiehlt Microsoft, eine neue Kopie des Dokuments zu erstellen (verwenden Sie die Funktion Speichern unter), bevor Sie die Metadaten entfernen und das Dokument veröffentlichen. Sie haben dann eine Kopie des Dokuments mit den Metadaten. Wenn Sie diese Metadaten überhaupt nicht wünschen, können Sie sie natürlich entfernen, ohne sich Gedanken darüber zu machen, ob eine Kopie erhalten bleibt.

Welche Art von Metadaten speichert Office??

Office speichert Dokumenteigenschaften, einschließlich Details wie Autor, Betreff, Titel, Datum, an dem Sie ein Dokument erstellt haben, wann Sie es zuletzt geändert haben, und wie lange Sie an dem Dokument gearbeitet haben. Diese Eigenschaften enthalten auch den Namen aller Vorlagen, die Sie beim Erstellen des Dokuments, der E-Mail-Kopfzeilen und anderer verwandter Informationen verwendet haben. Dies kann möglicherweise peinlich sein - Sie können beispielsweise einen TPS-Bericht an Ihren Chef senden und sagen, dass Sie den ganzen Tag allein damit gearbeitet haben. Die Metadaten könnten jedoch zeigen, dass Sie nur wenige Minuten am TPS-Bericht gearbeitet, mit anderen Personen zusammengearbeitet haben und dass Sie beim Erstellen des Berichts eine Vorlage mit dem Namen "Useless TPS Report Template" verwendet haben. Schlimmer noch, es gibt noch andere Auswirkungen auf den Datenschutz - Sie möchten möglicherweise ein Dokument im Internet ohne den dazugehörigen Namen veröffentlichen, aber Ihr Name wird standardmäßig in den Eigenschaften des Dokuments angezeigt.

Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen und als ausgeblendeter Text formatierter Text können ebenfalls enthalten sein, werden jedoch nicht angezeigt, wenn Sie das Dokument fließend überarbeiten. Das Tool teilt Ihnen mit, ob Ihr Dokument diese Informationen enthält.

Wenn Sie beim Schreiben des Dokuments mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält es noch mehr Daten. In den Metadaten werden die Namen aller Personen angezeigt, die an dem Dokument gearbeitet haben, sowie Kommentare, Revisionsmarken, Freihandanmerkungen und frühere Versionen des Dokuments. Wenn Sie ein Dokument veröffentlichen, an dem Sie gearbeitet haben, möchten Sie wahrscheinlich alle diese Daten entfernen, anstatt sie zu teilen.

So verhindern Sie, dass Office Metadaten speichert

Leider müssen Sie das Document Inspector-Tool verwenden, um vertrauliche Daten aus jedem einzelnen Dokument zu entfernen, bevor Sie sie veröffentlichen oder für jemanden freigeben. Es gibt keine integrierte Möglichkeit, diese Informationen aus mehreren Dokumenten gleichzeitig zu entfernen, und es gibt keine Einstellung für das gesamte Büro, die verhindert, dass Office diese Daten auf Dokumente anwendet.

Sie können jedoch die Metadaten bei jedem Speichern einer Datei automatisch von Office entfernen. Sie müssen diese Einstellung auf jedes Dokument anwenden, das Sie verwenden. Dies ist eine dokumentenspezifische Einstellung und keine systemweite Einstellung.

Um zu verhindern, dass Office Metadaten zusammen mit Ihren Dokumenten speichert, klicken Sie im Menü Datei auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Vertrauensstellungscenter aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter und wählen Sie Datenschutzoptionen. Aktivieren Sie die Option "Persönliche Informationen aus Dateieigenschaften beim Speichern entfernen". Wenn es grau erscheint, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Dokumentinspektor, führen Sie den Dokumentinspektor aus, und entfernen Sie alle persönlichen Informationen des Dokuments. Sie sollten dann in der Lage sein, das Kontrollkästchen zu aktivieren.

Denken Sie daran, dass Sie diese Option für jedes Dokument separat ändern müssen.

Diese Informationen können nützlich sein, und einige davon sind sogar für die Zusammenarbeit oder für Unternehmen wichtig, um zu verfolgen, wer an einem Dokument gearbeitet hat. Wenn das Dokument jedoch veröffentlicht werden soll, möchten Sie diese Metadaten wahrscheinlich entfernen.