Referenzieren von Text aus anderen Dokumenten in Microsoft Word
Möglicherweise haben Sie Text, den Sie häufig in Ihre Word-Dokumente eingeben, z. B. Adressen. Anstatt diesen Text jedes Mal neu einzugeben, wenn Sie ihn benötigen, können Sie diesen allgemeinen Text in ein Word-Dokument einfügen und auf andere Dokumente verweisen. Er wird sogar automatisch in allen Dokumenten aktualisiert, wenn Sie ihn ändern.
Angenommen, Sie möchten Ihre Adresse in die Fußzeile Ihrer Dokumente einfügen, die Adresse ändert sich jedoch von Zeit zu Zeit. Sie können die Adresse in einem separaten, gemeinsamen Word-Dokument speichern und ein Feld in Ihrem Bericht verwenden, um den Text aus dem allgemeinen Dokument zu ziehen und bei jeder Änderung zu aktualisieren. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.
Erstellen Sie zunächst ein neues Word-Dokument, das als Repository für die Adresse dient, die Sie in andere Word-Dokumente einfügen möchten. Speichern Sie es an einem Ort, auf den andere Dokumente zugreifen können. Speichern Sie es beispielsweise nicht auf einem Netzlaufwerk, auf das Sie nicht immer zugreifen können.
Wir verwenden Lesezeichen, um auf die Adresse in unserem allgemeinen Dokument zu verweisen. Geben Sie die Textzeichenfolge ein, die Sie in andere Dokumente einfügen möchten (in unserem Fall die Adresse). Erstellen Sie ein Lesezeichen, indem Sie den Namen markieren und zu Einfügen> Lesezeichen gehen und ihm einen Namen geben, z. B. „Adresse“. In unserem Leitfaden zu Lesezeichen in Word finden Sie Informationen zu deren Erstellung.
Beachten Sie, dass die Namen von Lesezeichen keine Leerzeichen enthalten dürfen. Wir empfehlen, den Namen des Lesezeichens über jedem Element in Ihrer allgemeinen Informationsdatei zu platzieren, damit Sie leicht wissen, welcher Name für welches Element verwendet werden soll. Dies ist besonders nützlich, wenn in diesem allgemeinen Dokument viele wiederverwendbare Elemente vorhanden sind. In unserem Beispiel haben wir unsere Adresse zum allgemeinen Informationsdokument hinzugefügt und den Namen des Lesezeichens, „Adresse“, über dem Element platziert.
Nachdem Sie das Element zu Ihrem gemeinsamen Dokument hinzugefügt haben, können Sie es speichern und schließen. Öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Adresse einfügen möchten, und positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Text stehen soll. In unserem Beispiel fügen wir eine Fußzeile hinzu und fügen dort die Adresse ein.
Wir verwenden den INCLUDETEXT-Feldcode, um auf das Lesezeichen zu verweisen, das wir im allgemeinen Dokument erstellt haben. Drücken Sie hierzu die Tastenkombination "Strg + F9", um die Klammern für den Feldcode einzufügen.
HINWEIS: Sie können nicht einfach normale Klammern um Feldcodes eingeben. Sie müssen "Strg + F9" verwenden, um den richtigen Typ von Klammern einzufügen.
Der Cursor wird automatisch zwischen die Klammern gesetzt. Geben Sie den folgenden Text in die Klammern ein und ersetzen Sie das "" durch den absoluten vollständigen Pfad zu Ihrem allgemeinen Word, der den Namen enthält, den Sie einfügen möchten. Ersetzen Sie "" durch den Namen des Lesezeichens, den Sie dem Artikel im allgemeinen Dokument zugewiesen haben.
INCLUDETEXT ""
HINWEIS: Geben Sie die Klammern nicht in den Feldcode ein.
Zum Beispiel haben wir zwischen den Feldcode-Klammern Folgendes eingegeben:
INCLUDETEXT "C: \\ Benutzer \\ Lori \\ Dokumente \\ Allgemeine Informationen \\ CommonInformation.docx" Adresse
HINWEIS: Sie müssen doppelte umgekehrte Schrägstriche verwenden, wie wir es getan haben. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie gerade Anführungszeichen verwenden, keine intelligenten Anführungszeichen, wenn Sie den obigen Code in das Feld eingeben.
Um die Adresse aus dem gemeinsamen Dokument herauszuholen und in den gerade eingegebenen Feldcode einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldcode und wählen Sie "Update Field" aus dem Popup-Menü.
Die Adresse wird im Dokument angezeigt. Um die Adresse werden immer noch Klammern angezeigt, wenn Sie die Option "Lesezeichen anzeigen" aktiviert haben. In unserem Artikel über Lesezeichen erfahren Sie, wie Sie diese Option deaktivieren. Der Feldcode ist möglicherweise auch schattiert. Sie können dies jedoch auch deaktivieren.
Wenn Sie den Feldcode ändern möchten, können Sie den Code anstelle des Ergebnisses erneut anzeigen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Ergebnis, und wählen Sie im Popup-Menü die Option "Feldcodes umschalten". Der in den Feldcode eingegebene Text wird erneut angezeigt und Sie können ihn bearbeiten. Aktualisieren Sie einfach das Feld, um das neue Ergebnis anzuzeigen.
Wenn Sie ein gemeinsames Dokument erstellt haben, können Sie es verwenden, um andere Elemente zu speichern, die Sie häufig in Ihren Word-Dokumenten eingeben. Verwenden Sie einfach ein separates INCLUDETEXT-Feld in Ihren Word-Dokumenten für jede Information, die Sie automatisch aus Ihrem gemeinsamen Dokument einfügen möchten.
