Einfügen von Textblöcken in Microsoft Word mit AutoText
Wir haben alle ein paar große Textblöcke, die wir regelmäßig eingeben müssen - wie Ihre Adresse, lange Namen oder Phrasen oder sogar Tabellen und Bilder, die Sie häufig verwenden. Mit der AutoText-Funktion in Word können Sie diese Textblöcke speichern und mit wenigen Tastendrücken schnell einfügen, sodass Sie weniger Zeit mit der Eingabe verbringen müssen.
Die AutoText-Funktion war lange Zeit Teil von Office, ist jedoch jetzt Teil von Quick Parts, das zu Office 2007 hinzugefügt wurde. Neben den AutoText-Einträgen können Sie mit der Quick Parts-Funktion Dokumenteigenschaften (z. B. Titel und Autor) einfügen ) und Felder (wie Datumsangaben und Seitennummern). Quick Parts- und AutoText-Einträge werden auch als "Building Blocks" bezeichnet. Word enthält viele vordefinierte Building Blocks. Sie können auch beliebig viele benutzerdefinierte Bausteine hinzufügen.
HINWEIS: Wir haben zuvor darüber geschrieben, wie auf Text aus anderen Dokumenten in Word verwiesen wird, damit Sie wiederverwendbaren Inhalt in andere Dokumente einfügen können, die automatisch aktualisiert werden. Der in diesem Artikel behandelte Trick ähnelt dem Verwenden eines AutoText-Eintrags. Sobald Inhalt jedoch mit einem AutoText-Eintrag eingefügt wird, wird dieser Inhalt NICHT automatisch aktualisiert, wenn Sie den AutoText-Eintrag ändern.
Es gibt andere Software wie den kostenlosen PhraseExpress für Windows, der eine ähnliche Aufgabe systemweit durchführt. Das ist großartig, weil es in jeder App funktioniert, nicht nur in Word, sondern auch mit AutoText. Es hat mehr eigene Formatierungsoptionen (insbesondere Word-spezifische) als PhraseExpress und ist überall verfügbar, wo Word ist. Wenn Sie beispielsweise nicht berechtigt sind, Programme von Drittanbietern auf Ihrem Arbeitscomputer zu installieren, können Sie immer noch AutoText verwenden.
Sie können AutoText-Einträge nur in Vorlagen speichern, nicht in den Dokumenten selbst. Standardmäßig werden neue AutoText-Einträge in der Vorlage "Normal.dotm" gespeichert. Dies beschränkt die Verfügbarkeit Ihrer AutoText-Einträge nur auf Ihrem Computer, sofern Sie Ihre Vorlage "Normal.dotm" nicht für andere Computer freigeben. Sie können Autotext-Einträgen zu benutzerdefinierten Vorlagen hinzufügen, es gibt jedoch Einschränkungen, die wir später in diesem Artikel behandeln werden.
So erstellen Sie einen neuen AutoText-Eintrag
Erstellen Sie zunächst ein neues Word-Dokument und geben Sie den Inhalt (Text, Bilder, Tabellen usw.) ein, den Sie als AutoText-Eintrag hinzufügen möchten. Markieren Sie dann den Inhalt und klicken Sie auf die Registerkarte "Einfügen".
Wenn Sie möchten, dass Ihr AutoText-Eintragstext mit der Absatzformatierung für alle Absätze des Eintrags einschließlich des letzten Absatzes gespeichert wird, müssen Sie sicherstellen, dass die Absatzmarke am Ende des letzten Absatzes in Ihrer Auswahl enthalten ist. Die Absatzmarke speichert die Formatierung für den Absatz. Wenn Sie die Absatzmarke am Ende des Absatzes nicht auswählen, übernimmt dieser Absatz beim Einfügen den Absatzstil des umgebenden Textes. Wenn Sie die Absatzmarke nicht am Ende eines Absatzes sehen, können Sie sie in den Optionen anzeigen. Alle Zeichenformatierungen, die Sie auf Ihren AutoText-Inhalt angewendet haben, werden automatisch im AutoText-Eintrag gespeichert.
Klicken Sie im Abschnitt "Text" auf die Schaltfläche "Schnelle Teile erkunden" und bewegen Sie die Maus im Dropdown-Menü auf "AutoText". Wählen Sie dann im Untermenü die Option „Auswahl in AutoText-Galerie speichern“.
HINWEIS: Möglicherweise ist die Option „Auswahl in der Quick-Part-Galerie speichern“ direkt im Menü „Quick Parts“ verfügbar. Diese Option fügt den ausgewählten Text als "Quick Parts" -Eintrag hinzu, nicht als "AutoText" -Eintrag. Die Einträge "Quick Parts" und "AutoText" sind beide Bausteine. Sie können den Eintrag auf diese Weise hinzufügen, aber wir werden das Hinzufügen als AutoText-Eintrag besprechen.
Das Dialogfeld "Neuen Baustein erstellen" wird angezeigt. Geben Sie einen Namen für den AutoText-Eintrag in das Bearbeitungsfeld "Name" ein.
Wir empfehlen, die Namen Ihrer AutoText-Einträge so zu gestalten, dass Sie nur einige Zeichen des Namens eingeben müssen, um jeden Eintrag in ein Dokument einzufügen. Wenn mehrere AutoText-Einträge sehr ähnliche Namen haben, müssen Sie genügend Namen eingeben, damit Word weiß, welchen Eintrag Sie einfügen möchten.
Sie können auch die Kategorie für diesen Eintrag ändern. Die Dropdown-Liste "Kategorie" enthält die Option "Neue Kategorie erstellen", mit der Sie diesen AutoText-Eintrag einer benutzerdefinierten Kategorie hinzufügen können. Sie können auch die „Galerie“ ändern, in der der Eintrag erstellt wird.
In der Dropdown-Liste "Optionen" können Sie festlegen, wie der Eintrag in das Dokument eingefügt wird. Wenn Sie ein kleines Stück Text einfügen, z. B. einen Firmennamen, wählen Sie „Nur Inhalt einfügen“, um den Inhalt des Eintrags am Cursor inline einzufügen. Sie können den Inhalt auch als eigenen Absatz oder auf einer eigenen Seite einfügen (ideal zum Erstellen von Standard-Deckblättern)..
Übernehmen Sie die Standardeinstellung für die Dropdown-Liste "Speichern in". Dadurch wird der AutoText-Eintrag in Ihrer Vorlage "Normal" gespeichert.
Wenn Sie Ihren neuen AutoText-Eintrag eingerichtet haben, klicken Sie auf "OK"..
Wenn Sie das letzte geöffnete Word-Dokument schließen, wird möglicherweise das folgende Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die an der Vorlage "Normal.dotm" vorgenommenen Änderungen speichern möchten, ob Sie die Option zum Speichern der Vorlage "Normal" aktiviert haben. Um Ihren AutoText-Eintrag in der Vorlage "Normal.dotm" zu speichern, klicken Sie auf "Speichern"..
So fügen Sie einen AutoText-Eintrag in ein Dokument ein
Nachdem wir nun einen neuen AutoText-Eintrag erstellt haben, fügen wir ihn in ein Dokument ein. Erstellen Sie ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie ein vorhandenes. Klicken Sie erneut auf die Registerkarte "Einfügen" und bewegen Sie Ihre Maus über "AutoText" im Dropdown-Menü. Sie werden feststellen, dass der hinzugefügte AutoText-Eintrag direkt im Untermenü "AutoText" verfügbar ist. Wählen Sie es aus, um den Inhalt in diesen Eintrag einzufügen.
Sie können einen AutoText-Eintrag auch einfügen, indem Sie einfach den Namen des AutoText-Eintrags eingeben. Ein kleines Popup-Fenster mit dem Namen des übereinstimmenden AutoText-Eintrags und Anweisungen, in denen Sie aufgefordert werden, zum Einfügen "Enter" zu drücken. Drücken Sie die Eingabetaste, um den gesamten AutoText-Eintrag in Ihr Dokument einzufügen. Sie können auch "F3" drücken..
Der Inhalt des AutoText-Eintrags wird eingefügt, mit den ursprünglichen Zeilenumbrüchen und der Formatierung.
Um das Einfügen von AutoText-Einträgen schneller und einfacher zu machen, können Sie der Schnellzugriffsleiste die Schaltfläche „AutoText“ hinzufügen.
So aktivieren Sie "AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen"
Wenn Sie den AutoVervollständigen-Vorschlag nicht sehen, wenn Sie den Namen des AutoText-Eintrags eingeben, müssen Sie möglicherweise die Option "AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen" aktivieren.
Um die Option "Vorschläge zum automatischen Vervollständigen anzeigen" zu aktivieren, öffnen Sie ein vorhandenes Word-Dokument oder erstellen Sie ein neues und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei".
Klicken Sie im Backstage-Bildschirm in der Liste der Optionen links auf "Optionen".
Klicken Sie in der Liste der Elemente auf der linken Seite des Dialogfelds "Word-Optionen" auf "Erweitert".
Aktivieren Sie im Abschnitt "Bearbeitungsoptionen" das Kontrollkästchen "Vorschläge für AutoVervollständigen anzeigen", damit das Kontrollkästchen aktiviert wird.
Jetzt können Sie die Eingabetaste drücken, nachdem Sie einen Teil des Namens eines AutoText-Eintrags eingegeben haben, um ihn einzufügen.
So bearbeiten Sie den Inhalt eines vorhandenen AutoText-Eintrags
Angenommen, Sie sind umgezogen und müssen Ihre Adresse in Ihrem AutoText-Eintrag ändern. Das ist leicht zu machen. Geben Sie einfach den gewünschten Eintrag in ein neues Word-Dokument ein, wählen Sie ihn aus und rufen Sie das Untermenü "AutoText" auf, wie bereits erwähnt. Wählen Sie im Untermenü unter den vorhandenen AutoText-Einträgen die Option "Auswahl in AutoText-Galerie speichern".
Geben Sie den gleichen Namen wie den vorhandenen AutoText-Eintrag in das Bearbeitungsfeld "Name" ein und klicken Sie auf "OK"..
Ein Bestätigungsdialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie auf "Ja", um den vorherigen AutoText-Eintrag durch den neuen zu ersetzen.
Jetzt können Sie den aktualisierten AutoText-Eintrag wie zuvor in jedes neue oder vorhandene Word-Dokument einfügen.
Hinweis: Denken Sie daran, dass das Ändern eines AutoText-Eintrags den Inhalt dieses Eintrags in vorhandenen Dokumenten NICHT ändert, wenn Sie ihn bereits eingefügt haben. Der überarbeitete Inhalt des AutoText-Eintrags wird nur beim Einfügen des Eintrags verwendet, nachdem er geändert wurde.
So bearbeiten Sie die Eigenschaften eines vorhandenen AutoText-Eintrags
Sie können nicht nur den Inhalt eines AutoText-Eintrags bearbeiten, sondern auch die Eigenschaften des Eintrags ändern, z. B. die Vorlage, in der er gespeichert ist, die Kategorie usw..
Erstellen Sie dazu ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie ein vorhandenes. Klicken Sie auf die Registerkarte "Einfügen" und klicken Sie dann im Abschnitt "Text" auf die Schaltfläche "Schnelle Teile erkunden". Wählen Sie im Dropdown-Menü „Building Blocks Organizer“ aus.
Das Dialogfeld „Building Blocks Organizer“ wird angezeigt. Es wird eine Liste aller „Bausteine“ angezeigt, die jeweils den „Namen“ und die „Galerie“, „Kategorie“ und „Vorlage“ enthalten. Sie werden in alphabetischer Reihenfolge nach der „Galerie“ aufgelistet. Unser neuer Eintrag "Adresse" wird oben aufgeführt, da er sich in der Galerie "AutoText" befindet. Klicken Sie auf den Eintrag, um ihn auszuwählen. Eine Vorschau des Eintrags wird auf der rechten Seite des Dialogfelds angezeigt.
Nachdem Sie den Eintrag "Adresse" ausgewählt haben, klicken Sie unterhalb der Liste der "Bausteine" auf "Eigenschaften bearbeiten"..
Das gleiche Dialogfeld wird angezeigt wie beim Erstellen des AutoText-Eintrags. Jetzt heißt es jedoch "Modify Building Block". Wir ändern die Option "Option" in "Inhalt in eigenen Absatz einfügen", sodass die Adresse immer in einer separaten Zeile eingefügt wird, auch wenn der Cursor am Ende einer anderen Zeile steht. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie die Änderung vorgenommen haben.
Ein Bestätigungsdialogfeld wird erneut angezeigt und bestätigt, dass Sie den AutoText-Eintrag durch den überarbeiteten ersetzen möchten. Klicken Sie auf "Ja"..
So löschen Sie einen AutoText-Eintrag
Wenn Sie feststellen, dass Sie keinen AutoText-Eintrag mehr benötigen, können Sie ihn aus der Auflistung der Bausteine löschen. Um einen AutoText-Eintrag zu löschen, öffnen Sie das Dialogfeld „Building Blocks Organizer“, wie im letzten Abschnitt beschrieben. Wählen Sie den AutoText-Eintrag aus, den Sie löschen möchten, und klicken Sie unterhalb der Liste der "Bausteine" auf "Löschen"..
In einem Bestätigungsdialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie sicher sind, dass Sie den ausgewählten Baustein löschen möchten, in diesem Fall einen AutoText-Eintrag. Klicken Sie auf "Ja", um den Eintrag zu löschen. Sie kehren zum Dialogfeld "Building Blocks Organizer" zurück. Klicken Sie auf „Schließen“, um es zu schließen und zu Ihrem Dokument zurückzukehren.
Bei Verwendung einer benutzerdefinierten Vorlage scheint Autotext eine einzige Abweichung zu haben. Wir haben das Hinzufügen von AutoText-Einträgen zu einer benutzerdefinierten Vorlage getestet, aber als wir ein neues Dokument basierend auf dieser Vorlage erstellt haben, war der AutoText-Eintrag nicht verfügbar. Wenn wir jedoch ein neues Dokument basierend auf der Vorlage "Normal" erstellt und dann die benutzerdefinierte Vorlage an dieses Dokument angehängt haben, war der AutoText-Eintrag verfügbar. Wenn Sie also AutoText-Einträge in Ihrer eigenen benutzerdefinierten Vorlage speichern möchten, müssen Sie die Vorlage nach der Erstellung an Ihre Dokumente anhängen, da sonst die AutoText-Einträge nicht verfügbar sind. Wenn Sie etwas anderes entdecken, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit.
In älteren Versionen von Word (2003 und früher) konnten Sie AutoText-Einträge von einer Vorlage in eine andere kopieren. Ab Word 2007 wurde diese Funktionalität jedoch entfernt.
