So faxen Sie nie wieder ein Dokument

In den weltweiten Büros werden immer noch Faxgeräte mitgenommen. Regierungsbehörden, Anwälte, Ärzte und andere langsame Organisationen benötigen häufig noch Faxe - im besten Fall ist dies ein notwendiges Übel.

Fax wird oft als sicherer als E-Mail angesehen, auch wenn dies nicht der Fall ist. Faxgeräte kommunizieren ohne Verschlüsselung über Telefonleitungen, und Faxgeräte werden häufig in belebten Bereichen aufbewahrt, in denen Dokumente von jedermann leicht erfasst werden können.

Alternativen zum Faxen

Es gibt viele Alternativen zum Faxen. Wenn Sie nicht durch Gesetze eingeschränkt sind oder weil die Person am anderen Ende die Verwendung des Faxes verlangt, versuchen Sie eine der folgenden Alternativen:

• Dokumente per E-Mail senden: Ja, die einfache E-Mail kann viele Faxe ersetzen. Wahrscheinlich faxen Sie ein Dokument, das Sie von einem Computer aus eingegeben haben. Warum also ein Faxgerät verwenden? Hängen Sie die Datei an eine E-Mail an oder fügen Sie einfach den wichtigen Text in eine E-Mail ein.
• Scannen und E-Mail senden: Wenn Sie über ein Faxgerät verfügen, das auch als Scanner fungiert, können Sie Papierdokumente als PDF-Dateien in Ihren Computer einscannen. Hängen Sie diese PDF-Dateien an eine E-Mail an, um sie mitzuschicken. Sie könnten sogar versuchen, das Dokument mit Ihrem Telefon zu scannen - sicher, es ist nicht die beste Qualität, aber wir haben einige ziemlich schlechte Faxe gesehen.
• Dokumente hochladen: In einigen Organisationen können Sie diese gescannten Dokumentdateien im Internet hochladen, anstatt sie einfach per E-Mail zu senden.
• Verwenden Sie Snail Mail: Snail Mail ist eine langsamere Alternative zum Faxen, die in vielerlei Hinsicht schlechter ist, aber nicht immer schlecht ist. Wenn Sie kein Faxgerät besitzen und das Dokument nicht dringend ist, können Sie ein Dokument normalerweise an die meisten Organisationen versenden, anstatt es zu faxen. Sicher, Sie müssen sich mit dem Postsystem befassen, aber Sie müssen zumindest nichts faxen.

Dokumente signieren, ohne sie zu drucken

Möglicherweise müssen Sie Dokumente unterzeichnen und an jemanden senden. Sobald sie ausgedruckt sind, könnten Sie versucht sein, sie zu faxen. Schließlich besteht die Alternative darin, das Dokument zu drucken, zu signieren, wieder in Ihren Computer zu scannen und es per E-Mail zu senden. Anstatt Ihre Zeit damit zu verschwenden, können Sie Software verwenden, um Ihre tatsächliche Signatur auf ein Dokument auf Ihrem Computer anzuwenden. Erfassen Sie einfach Ihre Unterschrift einmal und es wird als Bild gespeichert, das Sie auf Dokumente anwenden können. Sie können zukünftige Dokumente problemlos signieren, ohne sie zu drucken.

Wenn Sie ein Tablett mit Stift verwenden, können Sie sogar mit dem Stift ein Dokument direkt auf Ihrem Bildschirm signieren.

Ein Dokument online faxen

Mit Online-Faxdiensten können Sie ein Dokument faxen, ohne ein eigenes Faxgerät oder sogar eine Telefonleitung zu benötigen. Sie verwenden eine webbasierte Schnittstelle, um ein Dokument hochzuladen und die Telefonnummer des Empfängers einzugeben. Der Dienst selbst kümmert sich um das gesamte Last-Mile-Material, indem er Ihr Dokument über die eigenen Telefonleitungen an das Faxgerät der Gegenstelle faxt.

Wenn Sie nur selten Faxe senden müssen, können Sie mit diesen Diensten hier und da ein paar Seiten senden, ohne einen Cent auszugeben. Wenn Sie Dokumente häufiger faxen müssen, müssen Sie möglicherweise etwas bezahlen - aber Sie müssten trotzdem für ein Faxgerät und eine Telefonleitung bezahlen.

Bei diesen Diensten handelt es sich technisch um ein Faxen, aber zumindest fühlen sie sich nicht wie ein klobiges, altes Faxgerät und benötigen kein Festnetztelefon.

Empfangen Sie ein Fax online

Der Empfang eines Faxes kann Kopfschmerzen verursachen, wenn Sie ein Heimbüro haben. Ihr Faxgerät muss eingeschaltet sein und ständig auf Faxe achten. Sie benötigen eine Standleitung, um Faxe zu empfangen, damit Sie keine Faxe übersehen, wenn Sie telefonieren. Sie können versuchen, andere Personen zu bitten, Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Dokument zu faxen, wenn Sie sicher sind, dass Ihr Festnetztelefon nicht belegt ist.

Bitten Sie die Leute, sich nicht mit all diesem Unsinn zu beschäftigen, Dokumente zu scannen und an Sie zu senden. Sie können auch andere Tools verwenden, wenn Sie sich nicht auf E-Mails verlassen möchten. Sie können beispielsweise JotForm zusammen mit Dropbox verwenden, um eine Webseite zu erstellen, auf der Benutzer PDF-Dateien hochladen können, die dann in einem Ordner in Ihrer Dropbox angezeigt werden.

Sie können auch versuchen, einen Dienst zu verwenden, der Ihnen eine dedizierte Faxnummer zur Verfügung stellt und Sie dort Faxe empfangen können. Diese kosten in der Regel Geld - schließlich muss der Faxdienst eine Festnetznummer bezahlen und diese für Sie überwachen. eFax bietet 10 kostenlose eingehende Seiten pro Monat an, jedoch keine kostenlosen ausgehenden Seiten. Mit HelloFax können Sie fünf kostenlose Seiten senden, aber das ist es auch schon. Jeder kostenlose Online-Faxdienst hat einen Haken wie dieser - das kostenlose Angebot bietet Ihnen die Möglichkeit, Sie einzuladen, während Sie für die wichtigsten Funktionen bezahlen müssen. Beim Faxen wird eine Schnittstelle zu Faxgeräten und Festnetztelefonnummern hergestellt. Dies ist nicht kostenlos. Es wird auch häufig für geschäftliche Zwecke genutzt, und Unternehmen sind bereit, Geld für solche Dinge auszugeben.

Der letzte Ausweg: Verwenden Sie ein tatsächliches Faxgerät, ohne eines zu besitzen

Wenn Sie sich nicht mit Online-Diensten oder mit der Post beschäftigen möchten und die Möglichkeit haben, gelegentlich Dokumente als Fax zu versenden, gibt es immer noch eine Alternative zum Kauf eines eigenen Faxgeräts und zum Verwenden eines Festnetztelefons. Sie können wahrscheinlich einen örtlichen Händler besuchen, der Kopien anbietet, und Sie können ein paar Cent dafür zahlen, um ein Fax zu senden. Dies ist nicht ideal, wenn Sie häufig Faxe senden, aber wenn Sie einmal pro Jahr etwas faxen müssen, kann dies eine gute Option sein.

Natürlich gehört dazu immer noch ein Faxgerät. Einige Organisationen fordern nur Faxe, und es ist Ihnen möglicherweise unangenehm, äußerst sensible Dokumente in einen webbasierten Faxdienst hochzuladen. Sie können nicht viel tun, wenn Sie sich mit einer Organisation befassen müssen, die Faxe verlangt.

Das Faxen wird noch eine Weile bei uns sein, schon allein aufgrund von Vorschriften, die Gesundheits- und Rechtsorganisationen dazu anhalten, das ältere Faxsystem anstelle von modernen Alternativen zu verwenden.

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