So erhalten Sie Outlook-Benachrichtigungen nur für wichtige E-Mails

Microsoft war der Meinung, dass sie hilfreich waren, wenn sie Benachrichtigungen für neue E-Mails einrichten. Ein ständiges Sperren von Benachrichtigungen kann jedoch auch Ihren Gedankengang stören. Sie können die Benachrichtigungen vollständig deaktivieren oder, noch besser, Sie können Outlook so einrichten, dass Sie nur über wichtige E-Mails informiert werden.

So erstellen Sie eine einfache Regel

Wenn Sie auf bestimmte Personen reagieren müssen, z. B. auf Kunden, Ihren Vorgesetzten oder Ihre Familienangehörigen, können Sie Regeln in Outlook verwenden, um nur Benachrichtigungen zu bestimmten Nachrichten zu erhalten. So richten Sie eine Regel ein, die nur E-Mail-Benachrichtigungen eines bestimmten Absenders anzeigt.

Die einfachste Möglichkeit zum Einrichten dieser Regel besteht darin, eine E-Mail von dieser Person zu finden. In diesem Beispiel werde ich eine Regel einrichten, um mich zu benachrichtigen, wenn ich eine E-Mail von meinem Chef erhalte, da E-Mails von Ihrem Chef immer wichtig sind, oder? Also klicke ich mit der rechten Maustaste auf die E-Mail von Whitson Gordon, Chefredakteur von How-To Geek, und wähle "Rules" und dann "Create Rule" aus dem Popup-Menü.

Wählen Sie im Dialogfeld "Regel erstellen" die Bedingungen aus, unter denen Sie Benachrichtigungen über neue E-Mails erhalten möchten. Ich möchte sofort über E-Mails benachrichtigt werden, die ich von Whitson erhalten habe. Daher muss ich das erste Kontrollkästchen aktivieren.

Ich wähle auch das Kontrollkästchen "Gesendet an" aus und vergewissere mich, dass mein Name aus der Dropdown-Liste ausgewählt ist. Ich erhalte Benachrichtigungen für E-Mails, die von Whitson direkt an mich gesendet werden. Wenn Sie nicht über E-Mails benachrichtigt werden möchten, bei denen Sie eine CC-Nummer oder einen von mehreren Empfängern haben, wählen Sie in der Dropdown-Liste "Gesendet an" die Option "Nur ich" aus. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben.

Ein Dialogfeld "Erfolg" wird mit der Option "Diese Regel jetzt für Nachrichten im aktuellen Ordner ausführen" angezeigt. OK klicken". Ich möchte herausfinden, welche E-Mails sich in meinem Posteingang von Whitson befinden, also muss ich das Kontrollkästchen aktivieren.

Das Dialogfeld "Neue Mail-Benachrichtigungen" wird angezeigt und fordert sofortige Maßnahmen. Ich habe derzeit nur eine E-Mail von Whitson in meinem Posteingang. Dies ist die einzige, die in diesem Dialogfeld aufgeführt ist. Wenn es jedoch mehr E-Mails von Whitson gibt, werden sie alle hier aufgelistet. Wenn Sie eine E-Mail direkt über dieses Dialogfeld anzeigen möchten, wählen Sie die anzuzeigende E-Mail aus und klicken Sie auf „Element öffnen“. Klicken Sie auf „Schließen“, um das Dialogfeld zu schließen.

Das Dialogfeld "Neue Mail-Benachrichtigungen" bleibt so lange geöffnet, bis Sie auf "Schließen" klicken, auch wenn Sie eine E-Mail-Nachricht über das Dialogfeld öffnen und die Nachricht schließen.

So erstellen Sie erweiterte Regeln

Beim Erstellen von Regeln können Sie aus zusätzlichen, spezifischeren Optionen auswählen, als im Hauptdialogfeld „Regel erstellen“ verfügbar sind. Öffnen Sie dazu das Dialogfeld "Regel erstellen", wie zuvor in diesem Artikel beschrieben. Klicken Sie dann auf "Erweiterte Optionen"..

Auf dem ersten Bildschirm des Dialogfelds “Regelassistent” wird eine Liste der zu prüfenden Bedingungen angezeigt. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Bedingungen, die Sie auf E-Mail-Benachrichtigungen überprüfen möchten. Ich möchte Benachrichtigungen erhalten, wenn ich E-Mails von Whitson erhalte, die nur an mich gesendet wurden. Daher wähle ich diese Bedingungen aus.

Bei dem blauen unterstrichenen Text handelt es sich um Links, auf die Sie klicken, um die Werte festzulegen, nach denen in dieser Bedingung geprüft werden soll. Wenn Sie diese Bedingung ausgewählt haben, klicken Sie im Feld „Schritt 2“ auf den blauen Link, um die Werte zu bearbeiten.

Wenn Sie die Bedingungen ausgewählt haben, die Sie überprüfen möchten, klicken Sie auf "Weiter"..

Wählen Sie nun Optionen aus, um anzugeben, was mit einer empfangenen Nachricht zu tun ist, die den ausgewählten Bedingungen entspricht. Sie können die Nachricht beispielsweise in einen bestimmten Ordner verschieben, an eine oder mehrere Personen weiterleiten, mit einer Vorlage antworten oder als gelesen markieren. Ich möchte eine Desktop-Benachrichtigung erhalten, wenn ich eine E-Mail-Nachricht von Whitson erhalte. Daher wähle ich die letzte Option in der Liste aus, "Desktop Alert anzeigen". Wenn Sie ausgewählt haben, was Sie mit der Nachricht erledigen möchten, klicken Sie auf "Weiter"..

Der nächste Bildschirm enthält Optionen zum Festlegen von Ausnahmen für die Regel, z. B. wenn Sie keine Benachrichtigung erhalten möchten, wenn es sich bei der Nachricht um eine Besprechungseinladung oder ein Update handelt. Wählen Sie die Ausnahmen, die Sie auf Ihre Regel anwenden möchten, und klicken Sie auf "Weiter". Ich möchte keine Ausnahmen, also klicke ich einfach auf "Weiter", um diesen Bildschirm zu überspringen.

Auf dem letzten Bildschirm können Sie einen Namen für die Regel angeben und einige Regeloptionen einrichten, einschließlich der Option "Diese Regel sofort einschalten". Wenn Sie die Regel sofort für Nachrichten ausführen möchten, die sich bereits im Posteingang befinden, wählen Sie „Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen, die sich bereits im Posteingang befinden“..

Überprüfen Sie die Regelbeschreibung unter „Schritt 3“ und klicken Sie auf „Fertig stellen“, wenn Sie fertig sind.

Wenn ich nun eine E-Mail von Whitson erhalte, wird auf dem Windows-Desktop eine Desktopwarnung angezeigt. Beachten Sie, dass sich dies vom Dialogfeld "Neue Mail-Benachrichtigungen" unterscheidet. Stattdessen handelt es sich um eine systemeigene Windows-Benachrichtigung. Wenn Sie diese Art der Benachrichtigung bevorzugen, müssen Sie für jede Regel, die Sie erstellen, "Erweiterte Optionen" durchgehen..

So bearbeiten Sie Ihre Regeln

Das Ändern, Löschen oder sogar zeitweise Deaktivieren Ihrer Regeln ist einfach. Ich möchte meine Regel so ändern, dass das Dialogfeld "Neue Mail-Benachrichtigungen" anstelle einer "Desktop-Benachrichtigung" angezeigt wird. Dazu klicke ich auf die Registerkarte "Startseite".

Klicken Sie im Bereich "Verschieben" auf die Schaltfläche "Regeln", und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" aus.

Das Dialogfeld "Regeln und Warnungen" wird angezeigt. Klicken Sie auf der Registerkarte "E-Mail-Regeln" auf "Regel ändern" und wählen Sie "Regeleinstellungen bearbeiten" aus dem Dropdown-Menü aus.

Wie bereits erwähnt, wird auf dem ersten Bildschirm des Regelassistenten eine Liste der Bedingungen angezeigt, die Sie für eingehende E-Mail-Nachrichten prüfen können. Die Auswahl, die ich beim ersten Einrichten der Regel vorgenommen habe, wird oben in der Liste und die Beschreibung mit den aktuellen Einstellungen in der Box unter „Schritt 2“ angezeigt. Ich möchte die Bedingungen nicht ändern, also klicke ich auf "Weiter". Wenn Sie die Bedingungen Ihrer Regel ändern möchten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf "Weiter"..

Auf dem Bildschirm mit den Aktionen, die bei eingehenden E-Mail-Nachrichten ausgeführt werden sollen (abhängig von den Bedingungen), deaktivieren Sie die Option "Desktop Alert anzeigen", die oben in der Liste angezeigt wird, und klicken Sie dann auf "Weiter"..

Angenommen, Sie möchten stattdessen das Dialogfeld "Neue E-Mail-Benachrichtigungen" anzeigen. Führen Sie einen Bildlauf nach unten in der Liste der Aktionen aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Eine bestimmte Nachricht im Fenster" Alarm für neue Artikel anzeigen ". Klicken Sie zum Anpassen der im Dialogfeld "Neue Mail-Benachrichtigungen" angezeigten Nachricht auf den Link "Eine bestimmte Nachricht" im Feld unter "Schritt 2"..

Geben Sie im Dialogfeld "Warnmeldung" eine Nachricht ein, die im Dialogfeld "Neue Mail-Benachrichtigungen" angezeigt werden soll, und klicken Sie auf "OK"..

Wenn Sie Ausnahmen hinzufügen oder entfernen möchten, klicken Sie auf „Weiter“, um auf die Liste der Ausnahmen zuzugreifen und Ihre Änderungen vorzunehmen. Um den Namen der Regel oder andere Optionen auf dem letzten Bildschirm des Regelassistenten zu ändern, klicken Sie im Ausnahmebildschirm erneut auf „Weiter“. Ich möchte keine weiteren Änderungen vornehmen. Deshalb klicke ich auf dem Aktionsbildschirm auf "Fertig stellen", um die Änderungen zu akzeptieren und den "Regelassistenten" zu schließen..

Sie kehren zum Dialogfeld "Regeln und Warnungen" zurück. Klicken Sie auf "OK", um es zu schließen. Um die Regel sofort auszuführen, klicken Sie oben auf der Registerkarte "E-Mail-Regeln" auf "Regeln jetzt ausführen".

Aktivieren Sie im Dialogfeld "Regeln jetzt ausführen" im Feld "Zu ausführende Regeln auswählen" das Kontrollkästchen für die Regel, die Sie ausführen möchten, und klicken Sie auf "Jetzt ausführen"..

HINWEIS: Wenn Sie die Regel ausgeführt haben, wird das Dialogfeld "Regeln jetzt ausführen" nicht automatisch geschlossen. Sie müssen auf "Schließen" klicken, um es zu schließen. Das Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ wird auch nicht automatisch geschlossen. Klicken Sie auf „OK“, um es zu schließen.

Das Dialogfeld "Neue Mail-Benachrichtigungen" wird mit Ihrer benutzerdefinierten Nachricht oben angezeigt.

Die Regelfunktion in Outlook bietet viele Optionen für die automatische Bearbeitung Ihrer E-Mail-Nachrichten. Sie können bestimmte Nachrichten in bestimmte Ordner verschieben lassen, mit bestimmten Texten in der Betreffzeile Aktionen für E-Mail-Nachrichten ausführen oder sogar Nachrichten unter bestimmten Bedingungen automatisch löschen. Aufgrund der verfügbaren Optionen erscheinen die Outlook-Regeln auf den ersten Blick überwältigend. Wenn Sie jedoch wissen, wie Sie bestimmte E-Mail-Nachrichten verwalten möchten, ist es nicht so schwierig, Ihre eigenen Regeln zu erstellen und zu verwalten.