So delegieren Sie Ihr Outlook-Konto an jemanden
Es ist üblich, Ihren Kalender in Outlook gemeinsam zu nutzen. In vielen Unternehmen sind alle Outlook-Kalender standardmäßig für das gesamte Büro sichtbar. Sie können jedoch jemandem ein viel höheres Maß an Sichtbarkeit und Kontrolle verleihen, indem Sie Ihr Konto delegieren, sodass es Meetings und E-Mails für Sie erstellen und darauf antworten kann. Mal sehen, wie es funktioniert.
Um Ihr Postfach an jemanden zu delegieren, klicken Sie auf Datei> Kontoeinstellungen und dann auf den Befehl "Zugriff delegieren".
Dies öffnet das Delegaten-Fenster, das beim ersten Öffnen leer bleibt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um einen Delegierten einzurichten.
Dadurch wird die globale Adressliste (die Liste aller Personen in Ihrem Unternehmen) geöffnet, sodass Sie einen Delegierten auswählen können. (Sie können Ihr Konto nicht an Dritte außerhalb Ihrer E-Mail-Domäne delegieren. Wenn Ihre E-Mail-Adresse [email protected] lautet, können Sie Ihr Postfach jedoch nur an eine Person mit einer E-Mail-Adresse mit der Endung "@ mycompany.com" delegieren. ”)
Wählen Sie die Person aus, an die Sie delegieren möchten, und klicken Sie auf "OK", um die Delegierungsberechtigungen zu öffnen.
Die Standardberechtigungen geben dem Delegateneditor die Rechte für Ihre Kalender- und Aufgabenliste, jedoch keinen Zugriff auf Ihren Posteingang, Ihre Kontakte oder Notizen. Sie können jedoch die Standardberechtigung für jede dieser Kategorien ändern. Die Optionen sind:
- Keiner: Der Delegierte hat keinen Zugriff.
- Rezensent: Der Delegat kann Elemente lesen, jedoch nicht bearbeiten.
- Autor: Der Delegat kann Elemente lesen und erstellen sowie von ihnen erstellte Elemente ändern und löschen (z. B. Besprechungsanfragen oder Aufgaben)..
- Editor: Der Delegat kann alles tun, was ein Autor tun kann, und er kann auch die von Ihnen erstellten Elemente ändern und löschen.
Wenn Sie möchten, dass Ihr Stellvertreter Ihren Kalender verwaltet (und Aufgaben, die anderen Personen zugewiesen werden können), funktionieren die Standardberechtigungen einwandfrei. Die Option "Delegat empfängt Kopien von an mich gesendeten Besprechungsnachrichten" ist aktiviert, sodass der Delegat keinen Zugriff auf Ihren Posteingang benötigt. Besprechungsanfragen und -antworten werden beim Einschalten automatisch an sie gesendet.
Ihrem Delegierten werden keine Meetings oder Termine angezeigt, die Sie erstellt und als privat markiert haben. Sie werden nur sehen, dass es einen privaten Termin gibt. Wenn Sie möchten, dass Ihre privaten Termine angezeigt (und bearbeitet) werden, aktivieren Sie die Option "Delegate kann meine privaten Elemente anzeigen".
Schließlich ist es in der Regel sinnvoll, die Option "Automatisches Senden einer Nachricht zum Delegieren dieser Berechtigungen zusammenfassen" zu aktivieren, damit der Delegat weiß, dass er über die Berechtigung zum Zugriff auf Ihre Mailbox verfügt.
Klicken Sie auf OK, um zum Fenster Delegierte zurückzukehren. Die drei Optionen am unteren Rand, die ausgegraut waren, bevor Sie einen Delegierten hinzugefügt haben, sind jetzt verfügbar.
Die Standardanfragen für Besprechungen mit Besprechungen werden an Ihre Stellvertreter gesendet, und eine Kopie wird für Nachschlagewerke für die meisten Personen an Sie gesendet. Wenn Sie möchten, können Sie jedoch eine der anderen Optionen auswählen.
Sobald Sie auf "OK" klicken, wird Ihr Stellvertreter hinzugefügt. Sie können Ihr Postfach jetzt Ihrem Outlook-Profil hinzufügen und auf das zugreifen, auf das Sie zugreifen dürfen.
