So erstellen Sie eine Urlaubsnachricht für fast jedes E-Mail-Konto
Wenn Sie sich außerhalb der Stadt aufhalten, möchten Sie vielleicht eine E-Mail in Ihre E-Mail schreiben, um andere Personen darauf hinzuweisen, dass Sie nicht zur Verfügung stehen, oder um sich während Ihrer Abwesenheit mit jemand anderem in Verbindung zu setzen.
Die meisten E-Mail-Dienste bieten eine Möglichkeit, eine automatische Antwort auf eingehende Nachrichten zu senden, wenn Sie zum Abrufen Ihrer E-Mails nicht zur Verfügung stehen. So richten Sie einen Urlaubsantworten für die beliebtesten E-Mail-Dienste ein.
Wenn es um die Einrichtung eines Urlaubsdieners geht, befinden Sie sich in einem der wenigen Boote:
- Sie haben entweder ein Google Mail-Konto, ein Konto bei Microsoft (outlook.com, live.com oder hotmail.com) oder ein Yahoo-Konto, das Responder unterstützt.
- Sie sind mit einem Microsoft Exchange Server verbunden und können den Abwesenheitsassistenten verwenden.
- Sie haben ein POP3 / IMAP-E-Mail-Konto, das keine Responder unterstützt, möglicherweise von Ihrem Internetanbieter oder einem anderen Dienst.
In Google Mail, Yahoo, Windows 10 Mail (für Microsoft-Konten), Outlook.com, Outlook für Windows (für IMAP- und POP3-Konten), Exchange und sogar in Apple Mail für Mac wird erläutert, wie Sie einen Urlaubsantworten einrichten (für IMAP- und POP3-Konten).
Einrichten eines Vacation Responder in Google Mail
Für diejenigen von Ihnen, die eine Google Mail-Adresse haben oder sogar ein kleines Unternehmen betreiben, das Google Apps verwendet, ist das Einrichten eines Urlaubsantworters in Google Mail ganz einfach. Melden Sie sich einfach bei Ihrem Google Mail-Konto an, klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Einstellungen und wählen Sie Einstellungen. Wenn die Einstellungsseite auf einer neuen Registerkarte angezeigt wird, scrollen Sie nach unten, bis Sie einen Abschnitt mit dem Namen "Vacation Responder" sehen. Die Optionen sind sehr intuitiv. Schalten Sie einfach den Vacation-Responder ein, wählen Sie den ersten Tag und den letzten Tag (falls zutreffend) aus und geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein. Wenn Sie nicht möchten, dass die Urlaubsantwort an alle Personen gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nur Personen an meine Kontakte senden", damit nur die Urlaubsantwort an Personen in Ihrer Google-Kontaktliste gesendet werden kann.
Einrichten eines Yahoo Vacation Responder
Um eine Urlaubsantwort in Yahoo Mail einzurichten, öffnen Sie einen Browser und melden Sie sich bei Ihrem Yahoo Mail-Konto an. Klicken Sie dann auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Browserfensters und klicken Sie in der Dropdown-Liste auf "Einstellungen". Klicken Sie im Dialogfeld "Einstellungen" in der Liste der Optionen links auf "Vacation Response" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Antwort während dieser Daten aktivieren (einschließlich)". Wählen Sie das Datum von und bis und geben Sie die automatische Antwort ein, die Sie versenden möchten. Wenn Sie möchten, dass eine andere Antwort an eine oder mehrere bestimmte Domänen gesendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Unterschiedliche Antwort auf E-Mails von einer bestimmten Domäne", geben Sie die Domänen ein und geben Sie die Nachricht ein, die an die E-Mails dieser Domänen gesendet werden soll.
Yahoo ermöglicht Ihnen auch unterschiedliche E-Mail-Antworten, je nachdem, an wen Sie sich wenden. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen "Unterschiedliche Antwort auf E-Mails von einer bestimmten Domäne" und fügen Sie E-Mail-Domänen hinzu, für die Sie eine andere Antwort wünschen.
Klicken Sie unten im Dialogfeld "Einstellungen" auf "Speichern". Ihre Urlaubsantwort wird automatisch zu den angegebenen Daten gesendet.
Einrichten der automatischen Antworten in Windows 10 Mail für Microsoft E-Mail-Konten
Mit Windows 10 Mail können Sie nur Urlaubsantworten für Microsoft-E-Mail-Konten einrichten, einschließlich Outlook, Live, Com, Hotmail.com und Office 365-Konten. Um eine Urlaubsantwort in Windows 10 Mail einzurichten, öffnen Sie die App und klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der linken unteren Ecke des Fensters. Klicken Sie dann im Bereich Einstellungen auf der rechten Seite auf "Automatische Antworten" und wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Konto auswählen" das Konto aus, für das Sie automatische Antworten senden möchten. Klicken Sie auf den Schieberegler "Automatische Antworten senden", damit er dunkelgrau wird und "Ein" anzeigt. Geben Sie die Nachricht, die Sie als automatische Antwort senden möchten, in das Feld unter dem Schieberegler ein. Wenn Sie möchten, dass die Antwort nur an Personen in Ihrer Kontaktliste gesendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Antworten nur an meine Kontakte senden". Sie können automatische Antworten für alle unterstützten Konten in Mail einrichten. Dies muss jedoch für jedes Konto separat erfolgen.
Einrichten einer automatischen Antwort auf Outlook.com
Um eine automatische Antwort auf Outlook.com einzurichten, rufen Sie http://www.outlook.com in Ihrem bevorzugten Browser auf und melden Sie sich bei dem Microsoft-E-Mail-Konto an, von dem Sie eine automatische Antwort senden möchten. Klicken Sie dann auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Outlook.com-Seite und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Automatische Antworten“. Klicken Sie auf der rechten Seite des Fensters auf "Automatische Antworten senden". Legen Sie die Start- und Endzeit fest und geben Sie die Nachricht ein, die automatisch gesendet werden soll. Wählen Sie andere Optionen aus, z. B. ob Sie möchten, dass automatische Antworten nur an Personen in Ihrer Kontaktliste oder an alle Personen gesendet werden, die Sie per E-Mail senden.
Wenn Sie mit dem Einrichten der automatischen Antwort fertig sind, klicken Sie oben im Fenster auf "OK". Ihre benutzerdefinierte Nachricht wird nun automatisch innerhalb des Zeitraums ausgegeben, den Sie als Antwort auf E-Mails festgelegt haben, die die von Ihnen festgelegten Anforderungen erfüllen.
HINWEIS: Sie können Outlook.com nur mit Microsoft-E-Mail-Konten-live.com, outlook.com, hotmail.com und msn.com verwenden.
Einrichten eines Microsoft Exchange Server Vacation-Responders in Outlook
Wenn Sie mit einem Microsoft Exchange Server verbunden sind (normalerweise bei Ihrem Job), können Sie den Abwesenheitsassistenten in Anspruch nehmen, der dasselbe ist wie ein Vacation Responder. Um dies einzurichten, klicken Sie auf die Registerkarte "Datei", um die Backstage-Ansicht zu öffnen, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatische Antworten".
Von hier aus ist es ziemlich einfach, einen Responder für den Urlaub einzurichten. Klicken Sie einfach auf die Option "Automatische Antworten senden" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nur während dieses Zeitraums senden", wenn Sie die automatischen Antworten auf einen bestimmten Zeitraum beschränken möchten. Wählen Sie Datum und Uhrzeit für „Startzeit“ und „Endzeit“. Anschließend können Sie eine Nachricht eingeben, die "Innerhalb meiner Organisation" oder "Außerhalb meiner Organisation" oder beides gesendet werden soll.
Einrichten eines Vacation Responder für IMAP- oder POP3-Konten in Outlook für Windows
Wenn Sie in Ihrem Job nicht mit einem Exchange-Server verbunden sind, Outlook jedoch zu Hause verwenden, können Sie über den Outlook hinweg einen Responder für den Urlaub einrichten. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Ihr PC in Betrieb ist und läuft, also überprüfen Sie am besten, ob Ihr E-Mail-Konto Urlaubsreferenten über seinen Webmail-Dienst unterstützt. Wenn dies nicht der Fall ist, wird Outlook dies zur Not tun.
Um einen Urlaubsantworten in Outlook für Windows einzurichten, müssen Sie zunächst eine E-Mail-Vorlage mit der Nachricht einrichten, die Sie versenden möchten. Um eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, erstellen Sie grundsätzlich eine neue E-Mail-Nachricht, geben Sie die zu speichernde Nachricht ein (ohne An, Cc, Bcc oder Betreff), und speichern Sie die Nachricht als Outlook-Vorlage. Nachdem Sie Ihre E-Mail-Vorlage erstellt haben, erstellen Sie eine Regel, die diese E-Mail-Vorlage automatisch an E-Mails sendet, die innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs empfangen wurden.
Wenn Ihnen nun jemand eine E-Mail sendet, wird die von Ihnen ausgewählte Vorlage innerhalb des angegebenen Zeitraums automatisch an sie gesendet.
Einrichten einer Abwesenheitsantwort in Apple Mail für Mac (IMAP oder POP3)
Apple Mail verfügt nicht über eine integrierte Funktion für Abwesenheitsantworten. Sie können jedoch eine oder mehrere Regeln einrichten, um automatisch benutzerdefinierte Antworten an eingehende E-Mails für jedes IMAP- oder POP3-Konto zu senden, das Sie der App hinzugefügt haben. Um eine Abwesenheitsantwort für ein E-Mail-Konto in Apple Mail einzurichten, richten Sie im Dialogfeld "Voreinstellungen" im Dialogfeld "Regeln" eine Regel ein (wählen Sie "Mail"> "Voreinstellungen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Regeln"). Geben Sie dabei die erforderlichen Bedingungen an erfüllt sein (das Konto, für das Sie automatische Antworten senden möchten) und die auszuführende Aktion (Antwort auf die Nachricht mit spezifischem Nachrichtentext). Sie können auch andere Bedingungen hinzufügen, z. B. die Überprüfung, ob der Absender in Ihren Kontakten enthalten ist oder nicht, oder das Feld "An" über eine bestimmte E-Mail-Adresse verfügt.
Die von Ihnen erstellte Abwesenheitsantwortregel kann auf dem Bildschirm Regeln aktiviert oder deaktiviert werden, indem Sie das Kontrollkästchen neben der Regel aktivieren oder deaktivieren. Da Sie keinen Datumsbereich für eine Regel festlegen können, müssen Sie die Regel manuell aktivieren, wenn sie ausgeführt werden soll, und dann deaktivieren, wenn sie nicht mehr ausgeführt werden soll. Stellen Sie daher sicher, dass Sie das Kontrollkästchen für die Regel im Dialogfeld "Einstellungen" deaktivieren, wenn Sie von Ihrem Urlaub oder Ihrer Geschäftsreise zurückkehren.
Solange die Regel aktiv ist, wird jede empfangene E-Mail, die die ausgewählten Bedingungen erfüllt, mit der von Ihnen eingerichteten benutzerdefinierten Nachricht beantwortet. Jeder Absender erhält die automatische Antwort jedes Mal, wenn er Ihnen eine E-Mail sendet.
HINWEIS: Sie müssen Apple Mail auf Ihrem Mac geöffnet lassen, damit die Regel ausgeführt werden kann. Wenn Sie Apple Mail schließen, werden die automatischen Antworten nicht gesendet. Sie werden jedoch wieder geöffnet, wenn Sie Apple Mail erneut öffnen und E-Mail-Nachrichten in Ihrem Posteingang für das in der Regel ausgewählte Konto erhalten. Wenn Sie verfügbar sind, sollten Sie in den Webmail-Einstellungen Ihres E-Mail-Dienstes einen Holiday Responder einrichten, damit Sie Ihren Computer nicht eingeschaltet lassen müssen.
