So erstellen und senden Sie E-Mails in Outlook 2013

Outlook ist ziemlich gleichbedeutend mit E-Mail. Neben allen anderen Funktionen möchten Sie daher sicherstellen, dass Sie wissen, wie Sie E-Mail so effektiv wie möglich verwenden können.

Wir beschäftigen uns schon seit einiger Zeit mit Outlook-Aspekten und verärgerte Office-Veteranen wissen bereits alles, aber neue Benutzer, wie beispielsweise diejenigen, die wissen müssen, wie sie Outlook in einer Büroumgebung einsetzen, müssen möglicherweise mit Outlook umgehen können täglich. Es ist jedoch eine vielseitige und ausgereifte E-Mail-Anwendung, die Windows-Benutzer in ihrer Toolbox haben sollten.

Da es so viel zu lernen gibt, haben wir wenig Zeit zu verlieren, also beginnen wir gleich mit dem Verfassen und Senden von Nachrichten sowie einer Auflistung aller Optionen, die Sie anpassen können, um Outlook zu einem nützlichen und erfreulicheren Erlebnis zu machen.

Eine Nachricht schnell verfassen und senden

Wenn Sie die Grundlagen von Outlook verstehen wollen oder müssen, haben wir eine praktische Anleitung für Anfänger geschrieben. Wir empfehlen, dass Sie es lesen, wenn Outlook für Sie völlig neu ist.

Ansonsten können Sie im Outlook-Posteingang auf die Schaltfläche "Neue E-Mail" klicken oder "STRG + N" verwenden..

Das sich ergebende neue Nachrichtenfenster sollte ziemlich unkompliziert sein. Wenn Sie jemals Microsoft Word oder ein ähnliches Textbearbeitungsprogramm verwendet haben, werden Ihnen die grundlegenden Textfunktionen zweifellos vertraut vorkommen.

An diesem Punkt geben Sie an, an wen Sie Ihre Nachricht senden, Ihre Nachricht verfassen und auf die Schaltfläche "Senden" klicken. Das ist alles gut und gut, wenn Sie nur eine einmalige Nachricht verfassen und dann sind Sie damit fertig, aber es gibt noch mehr dazu.

Ein Kontakt-Refresher

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, geben Sie wahrscheinlich als erstes Ihren Empfänger oder Ihre Empfänger ein. Sie können dies tun, indem Sie einfach ihre E-Mail-Adresse (n) eingeben oder auf "An ..." klicken und Namen aus Ihrem Adressbuch auswählen.

Denken Sie daran, wenn Sie zwei oder mehr Adressen gleichzeitig auswählen möchten, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf den Namen, den Sie auswählen möchten. Wählen Sie dann die Adressierungsoptionen aus: An und Cc (oder Bcc). Wenn Sie alle Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie auf "OK".

Wenn Sie noch kein Adressbuch haben, haben wir Sie abgedeckt. Sie können Ihre Kontakte von Google Mail oder einem ähnlichen E-Mail-Dienst in Outlook importieren.

Antwortadresse ändern

Angenommen, Sie haben mehr als ein E-Mail-Konto für Outlook. Wie senden Sie E-Mails von Ihren anderen Konten??

Sie werden feststellen, dass auf der Schaltfläche "Von" ein kleiner Pfeil angezeigt wird. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, und Ihre anderen Konten werden in einer Dropdown-Liste angezeigt, sodass Sie ein anderes E-Mail-Konto auswählen können.

Alternativ können Sie ein E-Mail-Konto verwenden, das nicht mit Outlook verknüpft ist, z. B. wenn Sie den Computer einer anderen Person verwenden oder wenn Sie Ihren Computer bei der Arbeit verwenden und die Antworten an Ihr persönliches Konto weiterleiten möchten.

Wenn Sie dies tun, denken Sie an ein paar Dinge. Zunächst werden alle gesendeten Nachrichten in den Ordner "Gesendete E-Mails" kopiert. Senden Sie daher keine persönlichen Nachrichten, es sei denn, Sie möchten sie löschen und den Papierkorb leeren. Wenn Sie eine Nachricht von Ihrer Arbeit senden, werden sie diese wahrscheinlich auf ihrem Mail-Server speichern.

Unterschriften und stationär

Sie sind möglicherweise bereits mit dem Konzept der Signaturen vertraut oder verwenden sie sogar selbst. Signaturen sind im Grunde spezielle vorgefertigte Textbausteine, die Sie an jede Nachricht anhängen können. Dies können Ihre Kontaktdaten, wichtige Informationen zu einem Produkt oder einer Veranstaltung sein, für die Sie werben, oder nur ein fundiertes Angebot, das Sie wirklich mögen.

In diesem Beispiel fügen wir eine Signatur hinzu, die zukünftige Urlaubspläne enthält. Wir werden diese Signatur an alle E-Mails anhängen, die von unserem Arbeitskonto stammen, nicht an Antworten und Weiterleitungen.

Von hier an, bis Sie die Signatur mit diesen Einstellungen entfernen, wird Ihre Urlaubswarnung jedes Mal angezeigt, wenn Sie eine neue E-Mail-Nachricht verfassen.

Stationär?

Unterschriften sind leicht zu verstehen, aber was ist mit dem stationären? Solange es genau dort ist, lassen Sie uns darüber sprechen. Wie bei Signaturen haben Sie wahrscheinlich gesehen, dass E-Mails in irgendeiner Form stationär sind, aber im Grunde funktioniert es so: Da Sie E-Mails als HTML senden, können Sie Ihrem Briefpapier Hintergründe, verschiedene Schriftstile und Farbe zuweisen Mitteilungen.

Sie sehen hier, wie das funktioniert. Wir haben das Thema „Bären“ aus der Liste ausgewählt, das uns einen Hintergrund mit Teddybären gibt, die es schmücken.

Wenn Sie bei der Arbeit sind, möchten Sie natürlich auf Nachrichten mit Teddybären und dergleichen verzichten. Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihre Nachrichten wirklich auffallen, können Sie mit der stationären Funktion wirklich attraktive Ergebnisse erzielen.

Antworten auf und Weiterleiten von Nachrichten

Das Beantworten und Weiterleiten von Nachrichten ist einfach und Sie haben wahrscheinlich bereits die Antworttools auf der Multifunktionsleiste bemerkt.

Sie sehen die Antwort, alle Antworten (mit Vorsicht verwenden) und Weiterleitungsoptionen, die ziemlich selbsterklärend sind, jedoch die anderen Optionen?

Wenn Sie auf „Besprechung“ klicken, können Sie eine Antwort anfordern, wenn Sie antworten. Überprüfen Sie alle Optionen, die Sie erhalten, wenn Sie dies tun.

In einem anstehenden Artikel, in dem wir die Kalendermöglichkeiten von Outlook besprechen, werden wir die Besprechungen ausführlicher behandeln.

Antwort- und Weiterleitungsoptionen einstellen

Lassen Sie uns die Antwort- und Weiterleitungsoptionen für einen schnellen Blick öffnen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie die ursprünglichen Nachrichten ändern, wenn Sie antworten oder weiterleiten, oder ob sie als Anhang enthalten sind oder nicht.

Sie können auch festlegen, wie Antworten und Weiterleitungen geöffnet werden und ob Ihren Kommentaren ein Name vorangestellt wird.

Die restlichen E-Mail-Optionen von Outlook

In den E-Mail-Optionen gibt es noch eine Menge anderer Dinge. Bevor wir Sie heute verlassen, möchten wir etwas Zeit mit ihnen verbringen.

Im Folgenden finden Sie einige grundlegende Informationen wie Editoroptionen zum Ändern der Art der Erstellung von Nachrichten, Optionen für die Rechtschreibprüfung und Autokorrektur sowie Signatur- und stationäre Optionen, die wir bereits behandelt haben.

Für viele dieser Optionen stehen Unteroptionen zur Verfügung. Wenn Sie beispielsweise auf „Editor-Optionen…“ klicken, werden Sie eine ganze Reihe weiterer Kontrollkästchen (unterteilt in zwei Kategorien, Proofing und Advanced) entdecken, die Sie durchgehen müssen.

Wenn Sie nach unten scrollen, können Sie festlegen, wie Outlook benachrichtigt werden soll, wenn Nachrichten in Ihrem Posteingang ankommen.

Ebenso wie Outlook Elemente bei Verwendung des Lesebereichs als gelesen markiert.

Sie können entscheiden, wie oft Nachrichten automatisch gespeichert werden, wo sie gespeichert werden usw..

Wenn Sie Nachrichten senden, was passiert? Wählen Sie mit den Optionen für das Senden von Nachrichten die Standardwerte für Wichtigkeit und Empfindlichkeit, die automatische Namensüberprüfung und viele andere kleine, aber deutliche Änderungen, die Sie an Ihrer Benutzererfahrung vornehmen können.

Wenn Sie an der Nachverfolgung von Nachrichten interessiert sind, gibt es Möglichkeiten, dies auch anzupassen. Hier können Sie beispielsweise Lesebestätigungen aktivieren, die Sie benachrichtigen, wenn jemand Ihre E-Mail liest.

Schließlich finden wir einige Optionen zum Ändern Ihres Nachrichtenformats, die Sie möglicherweise nie verwenden werden.

Die Optionen "Andere" enthalten einige nützliche Funktionen, z. B. das Einblenden von Einfügeoptionen (möglicherweise ärgerlich) und ob beim Lesen mehrerer Nachrichten in Ihrem Posteingang die nächsten und vorherigen Links angezeigt werden sollen (möglicherweise nützlich)..

Es gibt auch Optionen zum Konfigurieren, wie das Programm die Bereinigung von Konversationen durchführt. Wir werden diesen und andere Aspekte der Verwaltung von Outlook-E-Mail in einem anstehenden Artikel behandeln.

E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil von Outlook. Kein Wunder, dass es viele Möglichkeiten gibt, um es zu konfigurieren. Es erübrigt sich zu sagen, dass Sie sich mit Outlook vertraut machen, wenn Sie gelegentlich zu den Optionen zurückkehren, um bestimmte Aspekte der Formatierung und des Verhaltens von E-Mails zu ändern.

Wir sind noch nicht mit der Erkundung von Outlook fertig, wir haben Ihnen noch viel zu zeigen, wie Sie mit dem Senden und Empfangen von Anhängen umgehen, wie Kalender erstellt werden, Aufgaben erledigen und vieles mehr. Momentan möchten wir jedoch noch mehr von Ihnen hören. Nehmen Sie sich bitte einen Moment Zeit, um uns kurz in unserem Diskussionsforum mitzuteilen.