So archivieren Sie E-Mail-Nachrichten in Outlook 2013

Uns wurde immer gesagt, dass das Sichern unserer Daten eine gute Idee ist. Nun, das gleiche Konzept kann sich auch auf E-Mails erstrecken. Möglicherweise möchten Sie Ihre E-Mails regelmäßig archivieren, beispielsweise monatlich, vierteljährlich oder sogar jährlich.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie E-Mails in Outlook 2013 archivieren und im Programm leicht verfügbar machen. Ihre E-Mail wird in einer PST-Datei gespeichert. Um E-Mails zu archivieren, verschieben wir die E-Mail in eine Archiv-PST-Datei.

HINWEIS: Wenn Sie Ihre E-Mail in einer anderen PST-Datei archivieren, werden alle E-Mails, die Sie zum Archivieren auswählen, in die Archivdatei verschoben und sind nicht mehr in der PST-Hauptdatei verfügbar.

Um mit der Archivierung Ihrer E-Mail zu beginnen, klicken Sie im Ribbon auf die Registerkarte "Datei".

Klicken Sie im Bildschirm "Kontoinformationen" auf die Schaltfläche "Bereinigungs-Tool" neben "Mailbox-Bereinigung".

Wählen Sie im Dropdown-Menü „Archiv…“.

Das Dialogfeld "Archiv" wird angezeigt. Wählen Sie "Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren" und wählen Sie einen Ordner zum Archivieren aus. Wenn Sie alle Ihre E-Mails archivieren möchten, wählen Sie oben den Knoten mit Ihrer E-Mail-Adresse aus.

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Archivelemente älter als", um das späteste Datum für die zu archivierenden Elemente auszuwählen. Ein Kalender erscheint. Wählen Sie ein Datum im aktuellen Monat aus, indem Sie auf das Datum klicken, oder navigieren Sie zu einem anderen Monat, um ein Datum auszuwählen. Alle Elemente, die älter als das ausgewählte Datum sind, werden archiviert.

Wenn Sie Elemente archivieren möchten, die nicht automatisch mit der AutoArchivierung archiviert werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Elemente mit aktivierter Option" AutoArchivierung einbeziehen "".

HINWEIS: Die AutoArchivierung in Outlook 2013 funktioniert genauso wie in Outlook 2010.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", wenn Sie den Speicherort der Archivdatei und den Namen der Archivdatei ändern möchten. Klicken Sie auf OK, wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben.

Die archivierte PST-Datei wird am ausgewählten Speicherort gespeichert.

Beachten Sie, dass alle E-Mail-Nachrichten, die Sie zum Archivieren ausgewählt haben, nicht mehr in der PST-Hauptdatei verfügbar sind. Die archivierte PST-Datei sollte automatisch in Outlook verfügbar sein. Wenn dies nicht der Fall ist, klicken Sie auf die Registerkarte "Datei".

Klicken Sie im blauen Feld auf der linken Seite des Bildschirms "Kontoinformationen" auf "Öffnen und Exportieren".

Klicken Sie im Bildschirm "Öffnen" auf "Outlook-Datendatei öffnen".

Das Dialogfeld "Outlook-Datendatei öffnen" wird geöffnet. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die archivierte PST-Datei gespeichert haben, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf OK.

Im linken Bereich des Hauptfensters von Outlook Mail wird ein Abschnitt mit dem Namen "Archives" angezeigt, und die von Ihnen archivierten E-Mails sind verfügbar.

Durch das Archivieren von E-Mails können Sie Ihre E-Mails organisieren, um ältere E-Mails leichter zu finden und Ihren Posteingang und Ordner übersichtlich zu halten.