So wenden Sie eine Visitenkartenvorlage auf einen Kontakt an und passen Sie diese in Outlook 2013 an

Wenn Sie einem vorhandenen Kontakt in Outlook eine Visitenkartenvorlage hinzufügen möchten, können Sie dies tun, ohne alle Informationen erneut eingeben zu müssen. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie das Layout und das Format des Texts auf der Karte anpassen können.

Microsoft stellt einige Visitenkartenvorlagen bereit, die Sie verwenden können. Wir werden ihre Blue Sky-Vorlage als Beispiel verwenden.

Doppelklicken Sie auf die CAB-Datei, um die Archivdatei für die heruntergeladene Vorlage zu öffnen.

HINWEIS: Sie können auch ein Tool wie 7-Zip verwenden, um das Archiv zu öffnen.

Unter Compressed Folder Tools steht eine neue Registerkarte Extract zur Verfügung. Die Dateien im Archiv werden aufgelistet. Wählen Sie die VCF-Datei in der Liste der Dateien aus. Dadurch wird automatisch die Registerkarte Extrahieren aktiviert.

Klicken Sie auf Extrahieren nach und wählen Sie einen Ort aus oder wählen Sie Standort auswählen, wenn der gewünschte Ort nicht im Dropdown-Menü angezeigt wird.

Wählen Sie im Dialogfeld Elemente kopieren einen Ordner aus, in dem Sie die VCF-Datei speichern möchten, und klicken Sie auf Kopieren.

HINWEIS: Verwenden Sie die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen, um gegebenenfalls einen neuen Ordner für den Speicherort zu erstellen.

Doppelklicken Sie auf die VCF-Datei, die Sie aus der CAB-Archivdatei kopiert haben.

VCF-Dateien werden standardmäßig mit Outlook verknüpft. Wenn Sie auf eine VCF-Datei doppelklicken, wird sie automatisch in einem Kontaktfenster in Outlook geöffnet. Ändern Sie den vollständigen Namen entsprechend dem vorhandenen Kontakt, auf den Sie diese Vorlage anwenden möchten. Löschen Sie die anderen Kontaktinformationen aus der Vorlage. Wenn Sie weitere Informationen hinzufügen möchten, die nicht im vorhandenen Kontakt vorhanden sind, geben Sie diese ein.

Klicken Sie auf Speichern und schließen, um den Kontakt mit der neuen Vorlage zu speichern.

Das Dialogfeld "Doppelten Kontakt erkannt" wird angezeigt. Um den vorhandenen Kontakt zu aktualisieren, wählen Sie die Option Informationen des ausgewählten Kontakts aktualisieren. Klicken Sie auf Aktualisieren.

HINWEIS: Wenn Sie aus dieser Vorlage einen neuen Kontakt erstellen möchten, wählen Sie die Option Neuen Kontakt hinzufügen.

Klicken Sie bei geöffnetem Kontakteordner (der Link "Personen" in der Navigationsleiste) im Bereich "Aktuelle Ansicht" der Registerkarte "Start" auf Visitenkarte. Möglicherweise stellen Sie fest, dass auf der gerade aktualisierten Visitenkarte nicht alle Felder Ihres Kontakts angezeigt werden. Doppelklicken Sie auf den Kontakt, um den Kontakt und die Visitenkarte zu aktualisieren.

Klicken Sie im Kontaktfenster mit der rechten Maustaste auf das Bild der Visitenkarte und wählen Sie im Popup-Menü die Option Visitenkarte bearbeiten.

Das Dialogfeld Visitenkarte bearbeiten wird angezeigt. Sie können das Design der Karte ändern, einschließlich der Hintergrundfarbe oder des Hintergrundbilds. Im Feld Felder können Sie angeben, welche Felder in welcher Reihenfolge auf der Visitenkarte angezeigt werden sollen.

Beachten Sie, dass in unserem Beispiel das Unternehmen unter dem vollständigen Namen aufgeführt ist, auf der Visitenkarte unter dem Namen jedoch kein Text angezeigt wird. Das liegt daran, dass wir im Kontakt keine Informationen für die Firma eingegeben haben. Wir haben Informationen in der Berufsbezeichnung. Also wählen wir Firma aus und klicken auf Entfernen, um dieses Feld zu entfernen.

Nun möchten wir den Jobtitel hinzufügen. Wählen Sie zuerst das Feld aus, unter dem Sie das neue Feld hinzufügen möchten. Wir wählen Vollständiger Name aus, um den Jobtitel darunter hinzuzufügen. Dann klicken wir auf Hinzufügen und wählen Organisation | aus Jobtitel aus dem Popup-Menü, um den Jobtitel einzufügen.

Damit der Jobtitel weiß wird wie der Name, wählen wir Jobtitel in der Liste der Felder aus und klicken auf die Schaltfläche Schriftfarbe im Abschnitt Bearbeiten.

Wählen Sie im Dialogfeld Farbe die Farbe aus, die Sie für den Text im ausgewählten Feld verwenden möchten. OK klicken.

Sie können Text auch fett, kursiv oder unterstrichen gestalten. Wir haben uns entschieden, den Job-Titel fett und den vollständigen Namen fett und kursiv zu machen.

Wir müssen auch das Business Phone entfernen, da dieser Kontakt nur eine Mobiltelefonnummer hat.

Also fügen wir ein Mobiltelefon aus dem Telefon-Untermenü hinzu.

Dann müssen wir genügend leere Zeilen entfernen, damit das Mobiltelefon auf der Karte sichtbar ist.

Wir haben auch eine Website und eine E-Mail-Adresse hinzugefügt und weitere leere Zeilen entfernt, damit sie sichtbar sind.

Sie können Text auch auf die rechte Seite der Karte verschieben oder auf der Karte zentrieren.

Wir haben auch die Farbe der unteren drei Zeilen in Blau geändert. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen.

Ihr neues Visitenkarten-Design wird im Kontaktfenster angezeigt.

Klicken Sie auf Speichern und schließen, um die an der Visitenkarte vorgenommenen Änderungen für diesen Kontakt zu speichern und das Kontaktfenster zu schließen.

Das endgültige Design der Visitenkarte wird in der Visitenkartenansicht auf dem Personenbildschirm angezeigt.

Wenn Sie über eine Signatur verfügen, die die Visitenkarte für den soeben aktualisierten Kontakt enthält, müssen Sie die Signatur auch aktualisieren, indem Sie die Visitenkarte entfernen und über die Schaltfläche Visitenkarte im Signatureditor erneut hinzufügen. Sie können die aktualisierte Visitenkarte auch ohne das Bild oder ohne die vCard-Datei (.vcf) zu einer Signatur hinzufügen.