Hinzufügen eines Ablaufdatums zu E-Mails in Outlook (und wozu sie dienen)

In Outlook können Sie ein Ablaufdatum für E-Mails hinzufügen, die Sie senden oder empfangen. Nach Ablauf des Ablaufdatums wird die E-Mail mit einer anderen Formatierung angezeigt. Sie können die integrierten Tools von Outlook verwenden, um abgelaufene E-Mails automatisch zu verwalten.

Ablaufdaten gelten nur für E-Mails, nicht für Kalenderereignisse oder Aufgaben, da diese Elemente eigene Daten haben, die Sie für ihre Verwaltung verwenden können

So legen Sie ein Ablaufdatum für eine E-Mail fest

Um einer gesendeten E-Mail ein Ablaufdatum hinzuzufügen, müssen Sie das Eigenschaftenfenster für die E-Mail öffnen. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf Nachricht> Tags.

Daraufhin wird das Fenster Eigenschaften für die E-Mail geöffnet, auf das Sie auch zugreifen können, indem Sie auf Optionen> Weitere Optionen oder auf Datei> Eigenschaften klicken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Läuft ab" und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.

Klicken Sie auf Schließen, um zu Ihrer E-Mail zurückzukehren. Es gibt keine sichtbaren Anzeichen dafür, dass ein Ablaufdatum hinzugefügt wurde, und Sie können die E-Mail wie gewohnt senden.

Wenn Sie einer erhaltenen E-Mail ein Ablaufdatum hinzufügen möchten, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf Nachricht> Tags (oder Datei> Eigenschaften)..

Das Fenster Eigenschaften für die E-Mail wird geöffnet. Es gibt nicht so viele Optionen für eine empfangene E-Mail wie für eine Nachricht, die Sie senden, Sie können jedoch ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit festlegen.

Was macht ein Verfallsdatum??

Sie haben also einer E-Mail ein Ablaufdatum hinzugefügt. Das ist großartig und alles, aber was bringt es??

Ablaufdaten werden von Outlook auf verschiedene Weise verwendet, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Abgelaufene E-Mails sind im Allgemeinen nicht so wichtig wie nicht abgelaufene E-Mails. Outlook formatiert abgelaufene E-Mails automatisch unterschiedlich.

Wenn Sie die bedingte Formatierung in Outlook festgelegt haben, ist möglicherweise die Formatierungsregel "Abgelaufene Elemente" aufgefallen.

Diese Regel formatiert alle E-Mails, deren Ablaufdatum mit einer grauen Schriftart und dem durchgestrichenen Text überschritten wurde.

So wissen Sie, dass die E-Mail abgelaufen ist, sodass Sie sich zunächst auf wichtigere E-Mails konzentrieren können. Wenn Sie eine E-Mail mit einem Ablaufdatum gesendet haben, wird diese Formatierung auch in Outlook des Empfängers angewendet. Andere E-Mail-Clients wie Thunderbird oder Web-Apps wie Gmail oder Yahoo! Mail, ignoriert das Datum und macht nichts damit.

Sie können einem Ordner auch eine Spalte hinzufügen, die das Ablaufdatum einer E-Mail anzeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift in dem Ordner, zu dem Sie die Spalte hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf "Feldauswahl".

Wählen Sie "Datumszeitfelder" aus der Dropdown-Liste aus und wählen Sie dann die Option "Ablaufdatum".

Ziehen Sie das Element "Expires" per Drag & Drop in Ihren Ordner, um es den Spalten hinzuzufügen.

Wenn Sie eine abgelaufene E-Mail öffnen, benachrichtigt Sie Outlook mit einer Nachricht im Header.

Sie können eine abgelaufene E-Mail weiterhin beantworten oder weiterleiten. Wenn Sie jedoch versuchen, die E-Mail weiterzuleiten, zeigt Outlook zuerst eine Warnung an.

Klicken Sie auf "Ja", um die E-Mail zu senden, oder auf "Nein", um den Vorgang abzubrechen.

Ablaufdatum verwenden, um Ihre E-Mail zu verwalten

Einige der in Outlook integrierten Tools verwenden auch Ablaufdaten. Wenn Sie die AutoArchivierung in Outlook eingerichtet haben, ist möglicherweise eine Option zum Löschen abgelaufener Elemente (nur E-Mail-Ordner) aufgetreten.

Wenn diese Option aktiviert ist, löscht oder verschiebt die AutoArchivierung (abhängig von den anderen Einstellungen) alle E-Mails, an denen das Datum vergangen ist. Dies ist eine großartige Möglichkeit, abgelaufene E-Mails automatisch zu entfernen und zu verhindern, dass diese Ihre Mailbox überladen.

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre abgelaufenen E-Mails gelöscht oder verschoben werden, sie jedoch auch nicht in Outlook angezeigt werden sollen, können Sie die Synchronisationsregeln von Outlook festlegen, um zu verhindern, dass sie vom Exchange-E-Mail-Server heruntergeladen werden.

Wenn Sie Ihren Synchronisationsfilter erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte "Erweitert" und dann auf die Schaltfläche "Feld".

Wählen Sie Datum / Uhrzeit-Felder> Läuft ab im Menü. Das Feld ist auch in den Optionen "Alle E-Mail-Felder" und "Alle Beitragsfelder" verfügbar.

Setzen Sie „Bedingung“ auf „Ein oder Vorher“ und den „Wert“ auf „Gestern“ und klicken Sie dann auf „Zur Liste hinzufügen“.

Dadurch werden alle abgelaufenen Aufgaben so gefiltert, dass sie nicht mit Outlook synchronisiert werden und nicht in Ihrer Mailbox angezeigt werden, wenn sie gestern oder früher abgelaufen sind. Sie sind weiterhin in der Outlook-Web-App verfügbar, wenn Sie sie dort sehen möchten.

Sie können keine Regeln zum automatischen Hinzufügen von Ablaufdaten zu eingehenden E-Mails einrichten oder einen schnellen Schritt erstellen, der auf Knopfdruck ein Ablaufdatum festlegt. Sie können jedoch allen ausgehenden E-Mails automatisch ein Ablaufdatum hinzufügen. Klicken Sie auf Datei> Optionen> E-Mail, blättern Sie nach unten zu Nachrichten senden, und aktivieren Sie die Option "E-Mails als nach diesen vielen Tagen abgelaufen markieren".

Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen die Nachrichten ablaufen sollen, und klicken Sie dann auf "OK". Dadurch wird allen E-Mails, die Sie senden, automatisch ein Ablaufdatum hinzugefügt.

Ablaufdaten sind eine nützliche Methode zum Verwalten Ihrer Prioritäten und Ihres Postfachs, indem nicht mehr relevante Nachrichten nicht mehr relevant sind und Sie Outlook-Tools zum Löschen oder Ausblenden nicht mehr benötigter Nachrichten verwenden können. Dies ist ein weiteres Werkzeug im Kampf, um zu verhindern, dass Ihre Mailbox außer Kontrolle gerät, und dies ist ein sehr nützliches Werkzeug.