Erstellen Sie Verknüpfungen oder Tastenkombinationen, um E-Mails schnell an einen Empfänger zu senden

Wenn Sie sich Ihren E-Mail-Ordner jemals wirklich angesehen haben, ist Ihnen wahrscheinlich ein Trend aufgefallen: Sie senden immer und immer wieder dieselben Personen per E-Mail! Da wir große Fans von sich wiederholenden Aufgaben sind, werden wir uns heute mit dem Erstellen von Verknüpfungen befassen, um automatisch bestimmte Empfänger per E-Mail zu versenden.

Sie können sogar einen Hotkey zuweisen, um eine bestimmte Person auf diese Weise per E-Mail zu senden, oder eine E-Mail-Liste mit Personen senden, wenn Sie dies wünschen.

Erstellen Sie eine Schnell-E-Mail-Verknüpfung

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle auf dem Desktop und wählen Sie im Menü die Option Neu \ Verknüpfung.

Geben Sie im Feld Standort die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Verknüpfung erstellen möchten. Verwenden Sie dazu die folgende Syntax:

mailto: [email protected]

Dadurch wird eine Verknüpfung zum Senden einer E-Mail mit dem Standard-E-Mail-Client erstellt. Auf der nächsten Seite können Sie der Verknüpfung einen Namen geben, und ich würde vorschlagen, etwas Beschreibendes wie den Namen der Person zu verwenden.

Jetzt habe ich eine Verknüpfung, mit der ich mir schnell eine neue E-Mail über meinen Standard-E-Mail-Client öffnen kann, der zufällig Outlook 2007 ist.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf diese Verknüpfung klicken und Eigenschaften auswählen, können Sie auch eine Tastenkombination hinzufügen.

Jetzt kann ich einfach Strg + Alt + 6 verwenden, wenn ich eine E-Mail an mich senden möchte. Wenn ich eine Datei anhängen wollte, kann ich sie einfach in das Fenster ziehen (sehr nützlich, um Sicherungskopien von wichtigen Dateien zu erstellen).

Sie fragen sich vielleicht: Warum sollte ich mir so oft eine E-Mail schicken, dass ich eine Verknüpfung brauche? Die Antwort ist einfach: Ich verwende mein E-Mail-Programm, um viele Informationen wie Ideen, Notizen oder manchmal auch Aufgaben zu speichern, an die ich mich erinnern muss.

Erweiterte E-Mail-MailTo-Syntax

Manchmal möchten Sie mehr als nur das Öffnen einer E-Mail automatisieren, wenn das Feld An bereits ausgefüllt ist. Glücklicherweise akzeptiert die Mailto-Syntax weit mehr Parameter als nur das Feld An.

Jeder dieser Parameter kann nach dem anfänglichen To-Feld hinzugefügt werden, wobei der erste Parameter ein? Zeichen davor und die nächsten, die ein Zeichen & benötigen. Tipp: Wenn Sie in den Feldern An, CC oder BCC mehrere E-Mail-Adressen verwenden möchten, können Sie diese durch ein Komma trennen.

Wenn ich zum Beispiel auch einen Betreff hinzufügen wollte, würde ich dieses mailto-Feld verwenden:

mailto: [email protected]? subject = Subjektiv!

Sobald ich diesen ersten Parameter mit dem? Zeichen, vielleicht möchte ich auch eine Zeile in den Nachrichtentext einfügen. In diesem Fall würde ich ein & vor dem zweiten Parameter (in diesem Fall dem Body-Parameter) verwenden:

mailto: [email protected]? subject = Subjektiv! & body = Text im E-Mail-Text

Hier ist ein weiteres Beispiel für ein gutes Maß:

mailto: [email protected]? [email protected]&subject=Neato Ich kann den Betreff auswählen. body = Dies ist der Nachrichtentext

Die Verwendung dieses Beispiels für eine Verknüpfung würde Folgendes ergeben, wenn Sie auf die Verknüpfung klicken:

Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie eine Abkürzung für eine E-Mail erstellen möchten, die Sie ständig an dieselbe Person senden, z. B. "Möchten Sie zu Mittag essen?" Oder "Wo ist der TPS-Bericht?"

Docken Sie einen Quick-Send-Ordner an die Taskleiste an

Da ich diese Verknüpfungen so häufig verwende und einige davon habe, habe ich einen Ordner mit dem Namen „Quick Send“ erstellt, der alle Verknüpfungen enthält.

Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste, wählen Sie Symbolleisten \ Neue Symbolleiste und wählen Sie diesen Ordner aus:

Jetzt habe ich eine Symbolleiste für den Schnellzugriff, die ich direkt von meiner Taskleiste aus verwenden kann, um schnell eine E-Mail an eine der Personen zu senden, die ich häufig abrenne.

Abkürzung für Remember The Milk Quick Task

Für zusätzliches Guthaben: Wenn Sie ein Fan der Liste "Online-Todo-Milch" sind, können Sie unter Einstellungen \ Info nach der E-Mail-Adresse für den Posteingang suchen, in der Sie über eine spezielle E-Mail-Adresse neue Todo-Artikel erstellen können.

Dies ist die eine Verknüpfung, die ich so oft verwende, dass ich letztendlich auch eine Tastenkombination zugewiesen habe.