Steigern Sie Ihre Produktivität beim E-Mail-Schreiben mit Microsoft Word Mail Merge

Der Seriendruck von Microsoft Word ist ein hervorragendes Produktivitätswerkzeug. Wenn Sie wissen, wie Sie personalisierte Betreffzeilen und Anhänge erstellen, die von Word nicht unterstützt werden, kann dies zu einer Rettung führen, wenn Sie E-Mails in großen Mengen schreiben müssen.

In dem heutigen Artikel erfahren Sie, wie Sie den 2010 Seriendruck-Assistenten von Word verwenden, personalisierte E-Mail-Betreffs erstellen und für jeden E-Mail-Empfänger unterschiedliche Anhänge einrichten.

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Erstellen einer Verteilerliste

Der Zusammenschluss von Word erspart uns die mühsame Aufgabe, die E-Mail-Adressen der einzelnen Empfänger manuell einzugeben, indem wir E-Mail-Adressen aus Outlook-Kontakten, Excel- oder Access-Datenquellen oder Word-Datendateien importieren können.

Der Kontakt von Outlook ist die beste Option unter den dreien. Wenn Sie ihn noch nicht verwendet haben, sollten Sie jetzt Ihr Outlook-Adressbuch aktualisieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies tun können. Sie können den nächsten Abschnitt überspringen und mit dem Schreiben Ihres Serienbriefes beginnen, wenn Sie bereits wissen, wie Outlook-Kontakt eingerichtet wird. Andernfalls erhalten Sie in den nächsten beiden Abschnitten einige Informationen zum Einrichten Ihres Outlook-Kontakts, indem Sie Ihre webbasierte Kontaktliste importieren.

Richten Sie Ihr Mail-Profil ein

Das Einrichten von Outlook-Kontakten beginnt mit dem Erstellen eines E-Mail-Profils, in dem die E-Mail-Adresse, das Kennwort, die Serverinformationen und Links zu anderen Daten wie E-Mail-Nachrichten und Adressen Ihres Kontos gespeichert sind.

Sie können einige Profile erstellen, die jeweils auf ein bestimmtes E-Mail-Konto zugeschnitten sind.

Mit einem richtigen Profilnamen können Sie das E-Mail-Konto identifizieren, das Sie mit Ihrem E-Mail-Profil verknüpfen.

Sie haben die Möglichkeit, Ihr Mail-Profil mit der E-Mail-Adresse, die Sie von Ihrem Internetdienstanbieter erhalten haben, oder Ihrem eigenen E-Mail-Konto zu konfigurieren, indem Sie die dritte Option auswählen.

Wählen Sie "Internet-E-Mail", um einen E-Mail-Anbieter zu verwenden, der einen POP-Dienst bereitstellt, z. B. GMail.

Jeder Internet-E-Mail-Anbieter verfügt über eine andere POP-Konfiguration. Lesen Sie in dessen Benutzerhandbuch nach, um die POP-Einstellungen zu erfahren.

Herzliche Glückwünsche! Wenn Sie diesen Bildschirm sehen, haben Sie Ihr Mail-Profil erfolgreich eingerichtet. Jetzt können Sie den Kontaktordner von Outlook einrichten.

Füllen Sie Ihren Kontaktordner

Sie können Ihre Verteilerliste manuell in Outlook eingeben oder andere webbasierte Adressbücher importieren, z. B. GMail, Yahoo oder Hotmail-Adressbuch. Die meisten webbasierten E-Mail-Anbieter ermöglichen es uns, ihr Adressbuch in eine Outlook-kompatible Datenquelle zu exportieren. In Google Mail haben wir beispielsweise die Möglichkeit, unsere Kontakte in eine Outlook-kompatible CSV-Datei zu exportieren.

Die Outlook-Importfunktion unterstützt eine Vielzahl von Dateitypen: CSV, Vcard, RSS, iCalendar und viele mehr. Damit ist es ein hervorragendes Werkzeug zum Erstellen Ihrer Serienbrief-Verteilerliste.

Die CSV-Datei fällt in Outlook unter die Kategorie "Andere Programme oder Dateien".

ACT-Dateien, DOS-CSV-, Lotus-, Access 97-2003-, PST-Dateien sind einige der von Outlook unterstützten Programmdateien. Für uns haben wir den Dateityp Comma Separated Values (Windows) gewählt.

Suchen Sie nun die CSV-Datei, die wir gerade aus dem Google Mail-Adressbuch exportiert haben.

Von all diesen Ordnern ist der Kontaktordner die beste Option für unseren Seriendruck.

Outlook benötigt einige Minuten, um Ihren Kontakt zu importieren, abhängig von der Anzahl der E-Mail-Adressen, die Sie importieren.

Wir sollten diesen Kontaktordner für den Seriendruck verwenden können, sobald Outlook alle Ihre Kontakte importiert hat.

Seriendruck-Assistent

Beginnen Sie mit einem leeren Dokument und öffnen Sie die Multifunktionsleiste "Mailings", um den Seriendruck zu starten.

Der Assistent ist der beste Weg für Anfänger, um mit der ersten Seriendruck-Übung zu beginnen.

Auswählen von Nachrichtenempfängern

Der Assistent fordert uns auf, den Dokumenttyp für unseren Seriendruck auszuwählen. E-Mail-Nachrichten sind der geeignete Dokumenttyp für die heutige Seriendruck-Übung.

Wir können beginnen, unsere E-Mail-Nachricht aus einem leeren Dokument, einer Vorlage oder einem vorhandenen Dokument zu schreiben.

Wählen Sie in Schritt 3 unseren Outlook-Kontaktordner als Seriendruckverteiler.

Wir haben die Möglichkeit, ein beliebiges Mail-Profil zu verwenden, das wir in unserem System eingerichtet haben.

Ihre Kontaktanzahl sollte mehr als null sein, wenn Outlook Ihre Google Mail-Adresse erfolgreich importiert hat.

Wählen Sie die Personen aus, die Sie in Ihre E-Mail-Verteilung aufnehmen möchten, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.

Verfassen der E-Mail-Nachricht

Schreiben Sie Ihre E-Mail-Nachricht und fügen Sie Seriendruckfelder ein, in die Sie personalisierte Nachrichten einfügen möchten, z. B. Titel oder Nachname, und zwar an der entsprechenden Stelle in Ihrem Dokument.

Jedes Merge-Feld wird in einem Doppel-Chevron eingeschlossen. Sie werden durch Ihre Kontaktkarteninformationen ersetzt, wenn Sie den Seriendruck-Assistenten abschließen.

Zeigen Sie eine Vorschau Ihrer E-Mail-Nachricht an, um zu sehen, wie Word die Seriendruckfelder verarbeitet, indem Sie auf den Link "Weiter: E-Mail-Vorschau" klicken.

Wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf den Link „Weiter: Zusammenführen abschließen“. Word sendet die zusammengeführte E-Mail an alle Empfänger mit einer gemeinsamen Betreffzeile.

Ihren Betreff personalisieren

Der Assistent teilt den Seriendruckprozess in folgende Schritte auf: Auswählen des richtigen Dokumenttyps und der richtigen Vorlage, Erstellen einer Verteilerliste, Auswerten der Seriendruckvorschau und Senden von E-Mails an alle Empfänger.

An dieser Stelle stellen Sie möglicherweise zwei allgemeine E-Mail-Schreibaktivitäten fest, die vom Assistenten nicht unterstützt werden, das Erstellen personalisierter Betreffzeilen und das Einrichten verschiedener Anhänge. Wir müssen Makro verwenden, um sie beim Seriendruck auszuführen, vorzugsweise, bevor wir den Assistenten abschließen.

Drücken Sie bei geöffnetem Brief "Alt + F11" und doppelklicken Sie in Ihrem Word-Fenster auf "ThisDocument", um den Makro-Editor zu öffnen.

Fügen Sie diesen von einem Experten-Makro-Codierer hutchinsfairy geschriebenen Makrocode in den leeren Bereich ein und speichern Sie ihn.

Dim WithEvents wdapp Als Anwendung Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open () Setze wdapp = Anwendung ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 End Sub Private Sub Document_Close () Setze wdapp = Nichts End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc As Document, Abbrechen als Boolean) Dim i As Integer Mit ActiveDocument.MailMerge Wenn FIRST_RECORD = True Then ist EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = Falsch Sonst .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Ende wenn i = .DataSource.DataFields.Count Während ich> 0 ist .MailSubject = Replace (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Schleife Ende mit End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal-Dokument als Dokument, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord So Long, Abbrechen als Boolean) FIRST_RECORD = Richtig End Sub Privater Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (Dokument "ByVal Doc As", Dokument "ByVal DocResult") ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub

Gehen Sie zurück zu Ihrem Dokument und klicken Sie auf "Weiter: Fertig stellen", um Ihre E-Mail zu versenden.

Klicken Sie auf den Link „E-Mail…“, um Ihre Nachricht zu versenden.

Platzieren Sie die entsprechenden Mischfelder, umgeben von einem Chevron, in der Betreffzeile.

Das Makro analysiert das Seriendruckfeld und ersetzt es durch den Nachnamen des Empfängers, wenn Word das Dokument per E-Mail sendet.

Anhängen verschiedener Elemente an Ihre E-Mail

Bis zu diesem Punkt haben wir gelernt, wie Sie den Seriendruck-Assistenten verwenden und wie Sie die Betrefffelder anpassen. Um das heutige Tutorial abzuschließen, zeigen wir Ihnen ein Add-In eines Drittanbieters, mit dem wir für jede E-Mail eine andere Datei anhängen können.

Laden Sie das Add-In herunter, entpacken Sie es und Sie werden feststellen, dass das Add-In als Word-Dokumentvorlagen vorliegt. Verwenden Sie "CreateEMailData Word 2007 Ver02", wenn Sie Word 2007 oder 2010 verwenden, und "CreateEMailData Word 2003 Ver02", wenn Sie Word 2003 verwenden.

Kopieren Sie die entsprechende Dokumentvorlage in Ihren Ordner "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP", wobei "% appdata%" Ihr Microsoft-Startordner ist. In unserem Fall ist dies "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming"..

Starten Sie Ihr Word neu, nachdem Sie die Datei in den Microsoft-Startordner kopiert haben, und es sollten zwei neue Add-Ins angezeigt werden: Erstellen Sie eine Datendatei und fügen Sie sie in eine E-Mail unter dem Menüband "Mailing" ein.

Bereiten Sie eine Datendatei mit einer zweispaltigen Tabelle vor - die E-Mail-Adresse des Empfängers in der linken Spalte und den vollständigen Pfad zu Ihrer Anlagendatei in der rechten Spalte. Speichern Sie sie dann unter demselben Ordner wie Ihr E-Mail-Seriendruckdokument als "MergeAttachmentsData". Wir müssen betonen, dass Sie die Datei als „MergeAttachmentsData“ speichern müssen. Andernfalls kann das Add-In die Datei nicht finden, um nach Anhängen zu suchen.

Gehen Sie zurück zu Ihrem Seriendruckdokument und teilen Sie Dokumente in einzelne Dateien auf.

Ein neues Word-Dokumentfenster sollte angezeigt werden, und klicken Sie auf die Add-In-Schaltfläche "In E-Mail einbinden". Klicken Sie im gelben Dialog einfach auf die Schaltfläche "Ok", da wir die Datendatei bereits vorbereitet haben.

Geben Sie einen geeigneten Betreff für Ihre E-Mail ein und klicken Sie auf OK. Outlook sendet Ihre E-Mail mit dem Anhang, den Sie in der Datendatei angegeben haben.

Word ist mit seinen vielen nützlichen Funktionen wirklich ein hervorragendes Produktivitätswerkzeug. Wir freuen uns darauf, weitere Word-Artikel für unsere Leser zu schreiben. Schauen Sie sich in der Zwischenzeit die anderen Words-Artikel auf unserer Website an.

Wir hoffen, dass Sie aus dem heutigen Artikel gelernt haben, wie Sie den Seriendruck in Word einsetzen können. Fühlen Sie sich frei, um andere Seriendruck-Tipps mit den anderen Leserkollegen im Kommentarbereich zu besprechen.