Anfänger So pflegen, archivieren und sichern Sie Ihre Daten in Outlook 2013

Heute behandeln wir das "langweilige" Outlook-Zeug. Wartung und Sicherheit wie in, Pflege und Sicherung Ihrer Outlook 2013-Datendatei - all Ihrer wichtigen Daten - durch Sichern und Archivieren.

Wenn Sie bisher Outlook zum Erstellen und Senden von E-Mails verwendet haben und sich die Zeit genommen haben, Ihre G-Mail-Kontakte in Ihr Adressbuch zu importieren, oder die Tatsache, dass Sie überhaupt ein Outlook verwenden Adressbuch bedeutet, dass Sie viele Daten haben, die geschützt werden müssen.

In ähnlicher Weise haben Sie wahrscheinlich auch viel Zeit und Arbeit aufgewendet, um Ihre Kalender zu erstellen, Aufgaben und Aufgabenlisten hinzuzufügen und möglicherweise sogar eine Reihe von Notizen, die Sie speichern möchten.

Das alles läuft darauf hinaus, sicherzustellen, dass Sie Ihre Datendatei zumindest gelegentlich sichern, denn wie jeder von uns bestätigen kann, ist es ziemlich frustrierend und deprimierend, alle Ihre Daten zu verlieren und neu beginnen zu müssen.

E-Mail-Systemsteuerung

Lassen Sie uns zunächst einen kurzen Blick auf die Mail-Systemsteuerung in Windows werfen.

Wie das Bild zeigt, haben Sie Zugriff auf drei Schlüsselbereiche Ihres Outlook-Setups. Wenn Sie jedoch auf die Schaltflächen „E-Mail-Konten…“ oder „Datendateien…“ klicken, wird dasselbe Fenster auf den entsprechenden Registerkarten geöffnet.

Im folgenden Screenshot sehen Sie die Registerkarte E-Mail, auf der Sie Aktionen für Ihre E-Mail-Konten durchführen können, z. B. die Reparatur oder Änderung. Sie können auch sehen, wo Daten für jedes Konto gespeichert sind.

Wenn Sie diese Datendateien direkt beeinflussen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte "Datendateien". Es gibt einige praktische Dinge, die Sie hier tun können.

Sie können beispielsweise auf die Schaltfläche "Dateispeicherort öffnen" klicken, um zu sehen, wo sich Ihre Datendateien befinden. Dies ist praktisch, weil Sie wissen möchten, wo sie sich befinden, falls Sie sie scannen und reparieren müssen (siehe nächster Abschnitt)..

Es gibt eine weitere coole Funktion, die Sie im Fenster Kontoeinstellungen verwenden können. Wenn Ihre Datendatei (en) sehr groß geworden ist und Tonnen von Festplattenspeicher belegt (einige Leute sammeln Gigabytes nach Gigabytes alter E-Mails), können Sie sie komprimieren.

Klicken Sie auf der Registerkarte "Datendateien" auf die Schaltfläche "Einstellungen" und dann auf "Jetzt komprimieren", um die Größe Ihrer Outlook-Datendatei zu reduzieren.

Das Mail-Steuerungsfeld ist eine zuverlässige Methode zum Verwalten Ihrer Datendateien und -profile. Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit. Mit der Outlook-Anwendung können Sie auch Ihre Mailboxen verwalten. Wir zeigen Ihnen diese Kontrollen, nachdem wir gezeigt haben, wie Sie Ihre Dateien reparieren können.

Ausführen des PST-Wartungswerkzeugs

Wenn Sie es bisher nicht gemerkt haben, werden Outlook-Daten in einer .PST- oder .OST-Datei gespeichert, und meistens ist daran nichts auszusetzen.

Unglücklicherweise werden Ihre Daten manchmal beschädigt. Dies ist nicht dasselbe, als wenn Sie sagen würden, es sei schlecht oder hoffnungslos über die Wiederherstellung hinaus. Sie müssen lediglich das mitgelieferte Tool für den Posteingang ausführen. Das Posteingangsreparatur-Tool oder „ScanPST“ scannt und repariert Ihre persönlichen Ordnerdateien und überprüft und korrigiert etwaige Fehler, während Sie eine Sicherungskopie Ihrer beschädigten .PST- oder .OST-Datei erstellen, für den Fall, dass während der Wiederherstellung Probleme auftreten.

Das ScanPST-Tool befindet sich im Installationsordner Ihres Outlooks, normalerweise C: \ Programme \ Microsoft Office \ Office15. Wenn Sie es gefunden haben, doppelklicken Sie auf das Dienstprogramm ScanPST, um es zu starten.

Zuerst müssen Sie zu dem Ort navigieren, an dem sich Ihre .PST- oder .OST-Dateien befinden. Im folgenden Screenshot sehen Sie, wo sie sich auf unserem Computer befinden. Wir wählen eine aus und klicken auf "Öffnen".

Wenn das ScanPST-Tool Fehler feststellt, werden Sie darüber informiert und bieten eine Reparatur an. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem passenden Titel, um die Reparatur einzuleiten.

Nach Abschluss des Vorgangs zeigt das ScanPST-Tool an, dass Ihre Outlook-Datei erfolgreich repariert wurde.

Sie können das Tool schließen oder den Vorgang bei Bedarf für alle anderen Datendateien wiederholen.

Automatisches Archivieren Ihrer Daten

Lassen Sie uns ein paar wichtige Informationen darüber geben, wie Sie Ihre Daten am besten archivieren und sichern können. Als erstes wollen wir Ihre AutoArchivierungsoptionen diskutieren. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte "Datei" auf der Multifunktionsleiste, um den folgenden Bildschirm anzuzeigen.

Beachten Sie sofort, dass Sie auswählen können, für welches Konto Sie sich gegebenenfalls anmelden möchten, indem Sie auf das Dropdown-Menü über der Schaltfläche Konto hinzufügen klicken.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Cleanup Tools" und wählen Sie "Mailbox Cleanup" aus den Optionen aus. Nachfolgend finden Sie die Auswahlmöglichkeiten, die Sie sehen werden. Hier ist alles darauf ausgerichtet, das Fett aus Ihrem Posteingang zu schneiden und alte Nachrichten zu archivieren.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "AutoArchivierung" klicken, werden in Outlook automatisch alle E-Mail-Ordner archiviert, die als solche konfiguriert wurden. Um Ihre Autoarchivierungsoptionen festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen E-Mail-Ordner und wählen Sie die Registerkarte "AutoArchivierung".

Hier sehen Sie ein typisches Eigenschaftenfenster für E-Mail-Ordner. Auf der Registerkarte AutoArchivierung können Sie einstellen, wie der Ordner automatisch archiviert wird. Beachten Sie, dass in diesem Screenshot der Ordner für die AutoArchivierung nach eigenem Zeitplan und eigenen Aktionen konfiguriert ist.

Sie können den Ordner auch gemäß den allgemeinen Outlook-Standardeinstellungen für die automatische Archivierung der automatischen Archivierung zuweisen. Wenn Sie den Ordner auf die Standardeinstellungen setzen und dann auf "Standard-Archiveinstellungen ..." klicken, wird das folgende Dialogfeld angezeigt (da es sich um "Standardeinstellungen" handelt, werden alle hier vorgenommenen Änderungen auf jeden Ordner angewendet, der für die Standardarchivierung konfiguriert ist)..

Vergessen Sie nicht, dass Sie diese Einstellungen auch finden können, indem Sie die Optionen öffnen und auf die Überschrift „Erweitert“ klicken.

Jetzt machen wir weiter mit der manuellen Archivierung Ihrer Daten.

Manuelles Archivieren Ihrer Daten

Wenn Sie die automatische Archivierung nicht verwenden möchten oder eine Archivierungsprozedur eigenständig durchführen möchten, kehren Sie zu den Bereinigungstools im Bildschirm Kontoinformationen zurück. Klicken Sie auf und wählen Sie "Archivieren", um das folgende Dialogfeld zu öffnen.

Ganz einfach: Sie möchten einfach den Ordner auswählen, den Sie archivieren möchten, das Datum für Ihre Archivelemente auswählen und dann einen Ordner auswählen, in dem das Archiv gespeichert werden soll. Das ist es, du bist fertig!

Sichern und Wiederherstellen Ihrer Outlook-Datendatei

Zum Sichern Ihrer Outlook-Datendatei (en) müssen Sie Ihre .OST- oder .PST-Dateien auf eine andere Festplatte, einen Cloud-Server, ein USB-Laufwerk oder ein anderes Speichermedium kopieren. Sie erinnern sich, wie Sie Ihre Datendateien finden?

Öffnen Sie das Mail-Kontrollfeld und klicken Sie auf die Schaltfläche "Datendateien". Klicken Sie auf "Dateispeicherort öffnen ..." und Sie können dann Ihre Datendateien sichern.

Nebenbei bemerkt können Sie Ihre Datendateien dauerhaft an einen Cloud-Speicherort verschieben, z. B. in einen OneDrive- oder Dropbox-Ordner, um sicherzustellen, dass Ihre Outlook-Daten stets technisch gesichert sind.

Um Ihre gesicherte Datendatei wiederherzustellen, kehren Sie zur Registerkarte Datei zurück und wählen Sie "Outlook-Datendatei öffnen".

Im folgenden Screenshot wird der Datei-Explorer automatisch zu unseren Archiven geöffnet, Sie können jedoch natürlich dorthin navigieren, wo sich Ihre Datendateien befinden.

Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf "Öffnen", um auf die in der Datei gespeicherten Daten zuzugreifen. Nach dem Wiederherstellen können Sie Elemente wie gewohnt durchsuchen und anzeigen.

Wenn Sie nicht mehr auf Ihre gesicherte Datendatei zugreifen müssen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den obersten Ordner und wählen Sie die Option Schließen.

Das Sichern und Wiederherstellen von Datendateien ist im Wesentlichen eine manuelle Aktivität. Wenn Sie jedoch Ihre Ordner häufig für die automatische Archivierung einrichten und diese an einem Ort wie einem Cloud-Ordner archivieren, haben Sie ein gewisses Maß an Sicherheit.

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie keine Daten verlieren, ist jedoch die regelmäßige Sicherung Ihrer Datendateien. Möchten Sie etwas hinzufügen? Bitte teilen Sie uns dies in unserem Diskussionsforum mit. Wie immer freuen wir uns auf Ihr Feedback.