Ein Leitfaden für schnelle Schritte in Microsoft Outlook

Outlook enthält eine Quick Steps-Funktion, mit der Sie mehrere Aktionen mit einem Klick auf eine Nachricht anwenden können. Outlook enthält mehrere Standard-Schnellschritte, Sie können jedoch auch eigene erstellen (und die Standardschritte löschen, wenn Sie sie nicht benötigen). Wenn Sie regelmäßig dieselben Aktionen ausführen, können Sie durch das Erstellen eines Quick Steps und die Zuweisung eines Hotkeys viel Zeit sparen. So funktionieren sie.

Die Standard-QuickSteps

Sie finden Quick Steps auf der Registerkarte "Startseite" von Outlook. Beim ersten Start werden dort die Standard-Schnellschritte angezeigt. Sie können auf eine beliebige Schaltfläche klicken, um die enthaltenen Aktionen auf eine ausgewählte Nachricht anzuwenden.

Die Standardschnellschritte umfassen:

1. Ziehen nach ?: Öffnet ein Fenster, in dem Sie einen Ordner auswählen können, in den Sie die Nachricht verschieben möchten.
2. Zum Manager: Erstellt eine weitergeleitete Kopie der aktuell ausgewählten Nachricht mit der Adresse Ihres Vorgesetzten.
3. Team E-Mail: Erstellt eine leere Nachricht, die an die Mitglieder Ihres Teams adressiert ist. (Wenn Ihre E-Mail-Adresse von Ihrem Arbeitgeber verwaltet wird, kann Outlook je nach Konfiguration der Exchange-Administratoren für Ihr Postfach bereits wissen, wer Ihr Manager und Ihre Teammitglieder sind. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie diese beim ersten Mal eingeben Schnelle Schritte.)
4. Erledigt: Markiert die Nachricht als gelesen und abgeschlossen und sendet sie dann an einen angegebenen Ordner. Wenn Sie diesen Ordner zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Ordner angeben. Von diesem Zeitpunkt an speichert Outlook Ihre Auswahl und sendet sie jedes Mal an diesen Ordner, wenn Sie den Quick Step verwenden.
5. Wiederholen und löschen: Öffnet eine Antwort auf die aktuell ausgewählte Nachricht und löscht dann die aktuell ausgewählte Nachricht, nachdem Sie die Antwort gesendet haben.

Outlook zeigt nur die verfügbaren Schnellschritte an. Wenn Sie beispielsweise keine Nachricht ausgewählt haben, wird nur der Schnellschritt "Team-E-Mail" angezeigt, da die anderen Standardeinstellungen für eine vorhandene Nachricht funktionieren.

So erstellen Sie einen schnellen Schritt

Um einen neuen Quick Step hinzuzufügen, klicken Sie im Feld Quick Steps auf die Option "Create New".

Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie Ihrem schnellen Schritt einen Namen geben und die gewünschten Aktionen auswählen können.

Wenn Sie auf das Dropdown-Menü "Choose a Action" klicken, wird eine Liste möglicher Aktionen angezeigt, von denen jede zusätzliche Optionen zur Auswahl bietet.

Wir werden zwei Aktionen hinzufügen: eine, um die Nachricht in einen Ordner zu verschieben, und eine, um sie als gelesen zu markieren.

Wählen Sie die Aktion "In Ordner verschieben" und wählen Sie den Ordner, in den die Nachrichten verschoben werden sollen.

Klicken Sie anschließend auf "Aktion hinzufügen", um eine zweite Aktion hinzuzufügen.

Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Als gelesen markieren“.

Optional können Sie eine der integrierten Tastenkombinationen auswählen und Text hinzufügen, der angezeigt wird, wenn Sie mit dem Zeiger über den Quick Step fahren (eine kurze Beschreibung, die Sie an die Aktionen erinnert, die der Quick Step ausführt, ist hilfreich)..

Klicken Sie auf "Fertig stellen" und Ihr neuer Quick Step wird in Outlook im Feld Quick Steps angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über den Schnellschritt bewegen, werden die von Ihnen gewählte Tastenkombination und der von Ihnen eingegebene QuickInfo-Text angezeigt.

Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Nachrichten auswählen und auf den neuen QuickStep klicken (oder die Tastenkombination drücken), um die Aktionen auszuführen.

So bearbeiten oder löschen Sie einen QuickStep

Wenn Sie einen Quick Step bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie auf den kleinen Pfeil unten rechts in der Gruppe Quick Steps auf der Multifunktionsleiste.

Dies öffnet das Fenster "Schnellschritte verwalten".

Hier haben Sie die Möglichkeit zu bearbeiten, zu duplizieren (wodurch eine exakte Kopie des ausgewählten Schnellschritts erstellt wird, wenn Sie einen ähnlichen Schritt mit einer geringfügigen Abweichung wünschen) oder einen Schnellschritt löschen.

Sie können auch die Reihenfolge ändern, in der Ihre Quick Steps auf der Multifunktionsleiste angezeigt werden, oder einen neuen Quick Step erstellen.

Schließlich gibt es noch die Option "Auf Standard zurücksetzen".

Wenn Sie die Option "Auf Standardeinstellungen zurücksetzen" auswählen, werden alle von Ihnen erstellten Quick Steps gelöscht und alle Standard-Quick Steps, die Sie möglicherweise gelöscht haben, wiederhergestellt. Außerdem werden alle Änderungen entfernt, die Sie an den Standard-Schnellschritten vorgenommen haben. Da Sie diese Aktion nicht rückgängig machen können, wird eine Warnung angezeigt. Klicken Sie auf "Ja", um das Zurücksetzen durchzuführen.

Sie können das Fenster „Schnellschritte verwalten“ auch für einzelne Schnellschrittaktionen umgehen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Schnellschritt in der Multifunktionsleiste klicken. Daraufhin wird ein Kontextmenü angezeigt, in dem Sie den Schnellschritt bearbeiten, duplizieren oder löschen können.

Und das sind schnelle Schritte. Wir haben nicht alle möglichen Aktionen durchlaufen, die Sie zu einem Quick Step hinzufügen können, da es unzählige davon gibt und es eine recht intuitive Benutzeroberfläche ist, sobald Sie wissen, wie es funktioniert. Wenn Sie Ihr Outlook-Erlebnis effizienter und weniger zeitaufwändig gestalten möchten, sollten Sie mit Quick Steps beginnen.