10 Tipps und Tricks für Google Docs
Google Docs verfügt nicht über das vollgestopfte Band mit zahlreichen Funktionen, die Sie in Microsoft Office finden, aber es hat einige nützliche Tricks im Ärmel. Sie finden diese Funktionen möglicherweise nie, wenn Sie nicht danach suchen.
Die webbasierte Office-Suite von Google ist im Laufe der Jahre ausgereift und bietet jetzt alles vom Offline-Zugriff bis hin zum Add-On-Support von Drittanbietern. Es ist immer noch eine benutzerfreundliche Office-Suite, die überall mit hervorragenden Echtzeit-Kollaborationsfunktionen funktioniert.
Aktivieren Sie den Offline-Zugriff
Google Text & Tabellen kann offline arbeiten. Auf diese Weise können Sie neue Dokumente erstellen, an aktuellen Dokumenten weiterarbeiten und sogar Ihre Dokumente anzeigen, wenn Sie keine Internetverbindung haben. Wenn Sie erneut eine Verbindung zum Internet herstellen, werden Ihre Änderungen online synchronisiert.
Für diese Funktion ist Google Chrome erforderlich, sodass sie unter Windows, Linux, Mac OS X und Chromebooks funktioniert. Um dies einzurichten, öffnen Sie die Google Drive-Website, klicken Sie auf die Zahnradschaltfläche oben rechts auf der Website und klicken Sie auf Einstellungen. Vergewissern Sie sich, dass im Bereich "Allgemein" die Option "Synchronisieren Sie Ihre Arbeit mit diesem Computer synchronisiert, damit Sie offline bearbeiten können" aktiviert ist, und klicken Sie auf "Fertig". Wenn Sie Google Text & Tabellen offline verwenden möchten, kehren Sie in Chrome zur Google Drive-Website zurück, wenn Sie keine Internetverbindung haben.
In Echtzeit zusammenarbeiten
Google Text & Tabellen bietet bessere Funktionen für die Zusammenarbeit als die Desktopversion von Microsoft Office. Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten und jeder, der Zugriff auf das Dokument hat, kann es sofort bearbeiten. Sie sehen die Cursor anderer Personen in dem Dokument und können sie in Echtzeit beim Tippen beobachten.
Klicken Sie auf Datei> Freigeben, um die Freigabe des Dokuments zu starten. Sie können einzelne Personen über ihre E-Mail-Adresse einladen oder es jedem, der einen speziellen Link zum Dokument hat, erlauben, es zu bearbeiten.
Bei der Freigabe geht es nicht nur um das Bearbeiten. Mit der Freigabefunktion können Sie ein Dokument für eine oder mehrere Personen freigeben, damit sie es anzeigen können. Sie haben immer die aktuellste Kopie, daher kann dies günstiger sein als das Versenden einer Datei per E-Mail. Sie können Personen auch die Möglichkeit geben, Kommentare zu einem Dokument zu hinterlassen, sodass Sie deren Eingaben erhalten können, ohne dass sie Ihr Dokument ändern dürfen.
Veröffentlichen Sie ein Dokument
Mit Google Text & Tabellen können Sie ein Dokument schnell online veröffentlichen. Klicken Sie einfach auf Datei> Im Web veröffentlichen und klicken Sie auf die Schaltfläche Veröffentlichung starten. Sie erhalten einen öffentlichen Link zu dem Dokument in veröffentlichter Form, damit Sie es mit anderen Personen teilen können und von diesen angesehen werden können. Sie müssen das Dokument nicht irgendwo auf Ihren eigenen Servern hosten.
Diese Funktion unterscheidet sich von der Freigabefunktion. Wenn ein Dokument veröffentlicht wird, kann jeder, der über den Link verfügt, es anzeigen. Wenn es geteilt wird, kann es nur mit einer Handvoll Leuten geteilt werden. Wenn Personen auf ein freigegebenes Dokument zugreifen, wird der Google Docs-Editor angezeigt. Wenn sie auf ein veröffentlichtes Dokument zugreifen, wird das Dokument als typische Webseite angezeigt.
Weiter zum nächsten / nächsten Tippfehler
Verwenden Sie für die schnelle Korrektur von Fehlern die Tastenkombination Strg +, um zum nächsten Tippfehler im aktuellen Dokument zu gelangen, und drücken Sie Strg +. um zum vorherigen Tippfehler zu gelangen. So können Sie Tippfehler schnell korrigieren, ohne durch das aktuelle Dokument zu scrollen und nach roten Unterstrichen zu suchen.
Google Text & Tabellen hat kürzlich auch eine Rechtschreibprüfung-Funktion erhalten, mit der Sie die Probleme in einem aktuellen Dokument schnell überfliegen können. Diese Funktion war lange Zeit nicht vorhanden. Klicken Sie dazu einfach auf Extras> Rechtschreibprüfung.
Links suchen und einfügen
Google Text & Tabellen enthält die Möglichkeiten der Google-Suche, damit Sie Links in Ihr aktuelles Dokument einfügen können. Anstatt eine neue Browserregisterkarte zu öffnen und nach einer Seite zu suchen, die Sie verlinken möchten, können Sie direkt über das Verknüpfungsdialogfeld suchen. Klicken Sie dazu auf die Option Einfügen> Verknüpfung. Geben Sie eine Suche in das Dialogfeld ein und Google zeigt Seiten an, die Ihrer Suche entsprechen. Klicken Sie auf eine, um einen Link zur ausgewählten Adresse zu erstellen.
Konfigurieren Sie Ihre Textstile
Anstatt jedes Textstück in Ihrem Dokument manuell zu formatieren, sollten Sie Ihren Text stattdessen mit Stilen formatieren. Das bedeutet, anstatt alle Überschriften auf eine bestimmte Schriftgröße und einen fetten Text festzulegen, klicken Sie einfach auf das Stilfeld und setzen Sie sie auf „Überschrift 1“.
Sie können auch die Schriftarteinstellungen für verschiedene Stile problemlos bearbeiten. Formatieren Sie zunächst Text, um die Art der Formatierung zu verwenden, die Sie für einen Stil verwenden möchten. Wählen Sie diesen Text aus, klicken Sie auf das Stilfeld oben auf dem Bildschirm und klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Stil, den Sie ändern möchten. Klicken Sie auf die Option "Formatnamen aktualisieren", um den ausgewählten Formatierungstyp zu verwenden.
Um diese benutzerdefinierten Stile zu speichern und in anderen Dokumenten zu verwenden, klicken Sie unten in der Liste auf das Menü "Optionen" und wählen Sie "Als Standardstile speichern".
Verwalten Sie Ihr persönliches Wörterbuch
Wenn Google Docs der Meinung ist, dass ein Wort ein Tippfehler ist, Sie jedoch wissen, dass es richtig ist, können Sie mit der rechten Maustaste auf das unterstrichene Wort klicken und Zu persönlichem Wörterbuch hinzufügen auswählen. Sie können dann auf Extras> Persönliches Wörterbuch klicken und die Liste der Wörter in Ihrem persönlichen Wörterbuch bearbeiten. Wenn Sie versehentlich ein falsch geschriebenes Wort zu dieser Liste hinzufügen, müssen Sie es von hier entfernen, bevor Google Sie erneut darüber warnt.
Bei dieser Option handelt es sich um eine relativ neue Funktion. Bisher konnten Sie in Google Text & Tabellen keine Wörter entfernen, die Sie dieser Liste hinzugefügt haben. Sie können sich die Liste genauer ansehen und sicherstellen, dass Sie in der Vergangenheit nicht versehentlich falsche Wörter zur Liste hinzugefügt haben.
Kopieren und Einfügen mit der Web-Zwischenablage
Google Text & Tabellen verfügt über eine Web-Zwischenablage, die von Google Text & Tabellen, Blättern und Folien gemeinsam genutzt wird. Diese Zwischenablage ist mit Ihrem Google-Konto verknüpft, sodass Sie über alle von Ihnen verwendeten Computer geleitet werden. Im Gegensatz zur Standard-Zwischenablage des Betriebssystems kann die Web-Zwischenablage mehrere Elemente enthalten. Die Zwischenablage unterstützt Text, Bilder, Zeichnungen und andere Daten aus Google-Dokumenten.
Wählen Sie zum Verwenden dieser Funktion Text aus, klicken Sie auf Bearbeiten, und verwenden Sie das Menü Web Clipboard. Dies ist der beste Weg, um einige Datentypen, z. B. Zeichnungen, zwischen verschiedenen Arten von Google-Dokumenten zu kopieren. Elemente, die Sie in Ihrer Web-Zwischenablage speichern, werden nach 30 Tagen gelöscht, wenn Sie nicht mit ihnen interagieren.
Verwenden Sie das Recherchetool
Google Text & Tabellen enthält eine Seitenleiste für die Recherche - öffnen Sie diese, indem Sie auf Tools> Recherche klicken. In dieser Seitenleiste können Sie nach Bildern, Zitaten und Webergebnissen suchen, um sie problemlos in ein Dokument einfügen zu können. Es erleichtert auch die Suche nach akademischen Studien und das Einfügen der entsprechenden Fußnoten oder Zitate für die Zitatformate MLA, APA oder Chicago. Sie können Zitate auch schnell in Web-Ergebnisse einfügen - so können Sie auf einfache Weise eine Bibliographie für eine Schulzeitung erstellen.
Installieren Sie Add-Ons
Add-Ons sind eine ziemlich neue Funktion. Dies sind Drittanbieter-Software, die mit Google Apps Script erstellt wurde. Sie können sie installieren, indem Sie auf Extras> Add-Ons verwalten klicken. Sie können dann vom Add-On-Menü aus verwendet werden.
Sie können beispielsweise ein Thesaurus-Add-On installieren, mit dem Sie ein beliebiges Wort auswählen und auf Add-Ons> Thesaurus> Synonyme für ausgewähltes Wort suchen klicken können, um beim Schreiben eines Dokuments Synonyme anzuzeigen. Andere Add-Ons umfassen einen einfachen Bibliografie-Ersteller, ein Diagrammwerkzeug und einen Generator für Inhaltsverzeichnisse.
Google Docs hat auch mehr Tricks im Ärmel. Das Menü Datei> Herunterladen als ist besonders hilfreich, da Sie Ihr Dokument in vielen verschiedenen Formaten herunterladen können. Sie können es als PDF- oder Microsoft Office-Dokument herunterladen, wenn Sie das Dokument in einem bestimmten Dateiformat senden oder per E-Mail senden müssen.
