Leitfaden für Online-Kollaborationen Nützliche Tipps, Tools und Apps

Die Kunst der Online-Zusammenarbeit wurde in den letzten Jahrzehnten langsam verfeinert. Man könnte argumentieren, dass digitale Vernetzung mit der Beliebtheit von Mobiltelefonen begann. Das World Wide Web hat sich jedoch zu einem Treffpunkt erweitert, auf dem Ideen zu sehr realem und greifbarem Material werden können. Die Arbeit mit einem Team jeder Größe erfordert einen Kompromiss. Mit den richtigen Werkzeugen und Ideologien können einige der größten technologischen Fortschritte der Zukunft geschaffen werden.

Es scheint viel einfacher, dies schriftlich zu tun, als wenn Sie Ihre Ideen in Bewegung setzen müssen. Sie müssen alle dazu bringen, auf derselben Seite zu denken und ihre Ideen effizient zu kommunizieren. Dies erfordert eine starke Führung und die richtige Plattform, um kreative Bemühungen zu starten. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einige meiner Hinweise mitteilen, wie Sie Ihr Team online zusammenarbeiten können.

Das Team organisieren

Über viel Versuch und Irrtum bin ich zu dem Schluss gekommen, dass Organisation das ist Nummer Eins Ratschlag, den Sie befolgen sollten. Wenn Sie etwas aus diesem Artikel herausnehmen, sollten Sie wissen, wie Sie Ihr Team organisieren.

(Bildquelle: applec2400)

Für jedes Projekt ist möglicherweise ein anderer Organisationsstil erforderlich. Sie müssen über eine saubere Methode verfügen, um Ideen auszutauschen und verwandte Themen zusammenzufassen. E-Mail ist eine nahe liegende Wahl, da Sie Kategorien und Tags für archivierte Diskussionen einrichten können. Es ist jedoch nicht so gut für das Echtzeit-Sharing zwischen mehreren Personen.

Private Foren

Chat-Anwendungen sind eine andere Lösung, die jedoch nicht so gut zum Speichern älterer Textgespräche geeignet ist. Dies bedeutet, dass es äußerst schwierig ist, die Informationen zu organisieren oder zu einem späteren Zeitpunkt sogar darauf zuzugreifen.

Ich glaube, ein privates Diskussionsforum kann der perfekte Ort sein, um diese Ideen zu teilen. Jedes Ihrer Teammitglieder kann in Echtzeit neue Threads erstellen und auf Kommentare antworten. Es ist egal, wer online ist, da alle älteren Beiträge in einem linearen Thread angeordnet sind. Sie können diese auch auf der Forum-Startseite in Kategorien und Unterkategorien gruppieren.

In der Regel verwenden die meisten Webhosts standardmäßig eine PHP / MySQL-Serverumgebung. Für Open Source-Lösungen empfehle ich phpBB oder Simple Machines. Jeder hat seinen eigenen Satz von Webvorlagen, die perfekt für kleine Teamzusammenarbeit sind. Beide Skripte befinden sich noch in der Entwicklung und zeigen in absehbarer Zeit keine Anzeichen für einen Stopp.

Aufgaben delegieren

Ein weiterer großer Hindernisblock für Ihr Team ist das Organisieren von Aufgaben. Dazu gehören Marketing, Content-Entwicklung, Design / Grafik und Codierung des Frontends oder Backends einer Website sowie alle anderen wichtigen Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

In Bezug auf das Aufgabenmanagement gibt es mehr als ausreichend bezahlte Lösungen, die zu berücksichtigen sind. Flow ist ein wunderschön gestaltetes Task-Management-System für kleine und große Teams. Aufgaben können in einem Listenformat gruppiert oder in einem Monatskalender angezeigt werden. Außerdem können Sie Aufgaben in Kategorien und Tags organisieren und diese einem bestimmten Benutzer zuordnen. Das Unternehmen hat sogar Flow-Apps für iPhone und Android-Geräte entwickelt. Leider kostet ihr Managementsystem bis zu 100 US-Dollar pro Jahr und ist für viele kleine Unternehmen nicht zuverlässig.

(Bildquelle: Dhaval Motghare)

Für eine kostenlose Lösung empfehle ich Wunderlist. Dies muss eines der besten kostenlosen Aufgabenverwaltungssysteme sein, die Sie online finden können. Ihre Web-App ist sehr intuitiv und ermöglicht es Ihnen, mit anderen Freunden in Ihrem Netzwerk zu teilen. Dies bedeutet, dass Sie einen Projektarbeitsbereich erstellen können und alle neuen Aufgaben, die Sie erstellen, automatisch mit ihren Konten synchronisiert werden! Wunderlist unterstützt Mac OSX und Windows sowie mobile Anwendungen für iPhone, iPad und Android.

Cloud-Speicher

Das Speichern Ihrer Dateien in der Cloud ist fast zu einer modernen Lösung für die Dateispeicherung und -freigabe geworden. Es gibt so viele Apps, die Cloud-basierten Speicher für alle Projektdateien Ihres Teams bieten.

Der Zweck besteht darin, einen einzigen Bereich einzurichten, in dem jeder zu jeder Tageszeit auf wichtige Dateien zugreifen kann. Dies ist wichtig, wenn Sie mit Menschen aus verschiedenen Teilen der Welt zusammenarbeiten und in völlig unterschiedlichen Zeitzonen leben. Es wäre schwierig, immer miteinander zu synchronisieren. Cloud Storage hat die Situation jedoch zum Besseren verändert.

CloudApp ist wahrscheinlich die erste Idee, die mir einfällt. Ihre Pro-Konten sind sehr günstig und die Gesamtzahl der hochgeladenen Dateien ist nahezu unbegrenzt. Kostenlose Benutzer werden nie sehen, dass ihr Konto abgelaufen ist. Daher werden alle ihre Dateien sicher in CloudApp gespeichert, solange dies erforderlich ist.

Eine andere Lösung ist Droplr, eine neuere App für die Cloud-Hosting-Szene. Sie verfügen auch über eine für Windows- und Mac-Betriebssysteme entwickelte Software, sodass Sie die Weboberfläche vollständig umgehen können. Der einzige Unterschied zwischen diesen beiden Apps ist das Design der Benutzeroberfläche und die Preisdiagramme. Sehen Sie sich beide an und schauen Sie, ob Sie einen gegenüber dem anderen bevorzugen würden.

Google Web Apps

Bei der Diskussion über die Zusammenarbeit in der Cloud können wir Google nicht vergessen. Ihre wegweisenden Produkte haben die Grenzen der Internettechnik an die Grenze gebracht und freie Werkzeuge in die Hände von Unternehmern gelegt. Mein Lieblingsbeispiel muss Google Text & Tabellen sein, in dem Sie eine unbegrenzte Anzahl von Word-Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen erstellen können. Alles, was Sie brauchen, ist ein Google-Konto. Durch das immense Netzwerk von Serverfarmen werden Ihre Dateien sicher aufbewahrt.

Der beste Teil ist das einzigartige Freigabesystem und die benutzerfreundliche Oberfläche. Sobald Sie sich in einem Dokument befinden, können Sie die Datenschutzeinstellungen bearbeiten, indem Sie auf klicken “Aktie” Taste in der oberen rechten Ecke. Daraufhin werden Optionen angezeigt, mit denen Sie das Dokument für die Öffentlichkeit öffnen oder auf eine bestimmte Anzahl von Personen beschränken können. Diese werden von E-Mail-Adressen verwaltet. Selbst wenn Ihre Teammitglieder über kein Google-Konto verfügen, können sie sich trotzdem anmelden und den Inhalt bearbeiten.

Arbeiten an Mobile

Nicht jeder hat den Übergang von Desktop- zu mobilen Plattformen vollzogen. Zugegebenermaßen besteht immer noch ein starker Bedarf an Desktop-Computern, die viel Platz auf dem Bildschirm bieten, ganz zu schweigen von der Unterstützung für Tausende von Anwendungen. Aber Handys mit iOS oder Android werden in der populären Kultur schnell zur Norm.

Wir bemerken sogar junge Kinder, die neue Apps auf ihr iPhone oder iPod Touch herunterladen. Bei Online-Kooperationen ist es schwierig, den mobilen Markt zu ignorieren. Es gibt so viele Produkte, aber nur die notorischsten konnten Anwendungen für Mobilgeräte freigeben.

Zwei großartige Beispiele sind Basecamp von 37signals und Socialcast. Basecamp ist eher ein traditionelles Collaboration-Tool, mit dem Sie Projektarbeitsbereiche erstellen und Aufgaben für verschiedene Benutzer delegieren können. Dies ist ideal für kleinere Projektteams, die mit ihrer Arbeit einen kleinen Gewinn erzielen. Socialcast dagegen ist ein viel tiefer gehendes Produkt. Sie bieten einen kostenlosen Plan an, der sich hervorragend zum Testen der Website eignet. Wenn Sie einen Blick auf die Produkt-Info-Seite werfen, werden Sie alle kleinen Details dieses Produkts bemerken. Ihre mobile Unterstützung ist tadellos und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die wichtigsten Funktionen. Einige davon umfassen Datenanalysen für den Web-Traffic, Aufgabenzuweisungen, Outlook-E-Mail-Nachrichten und sogar Widgets für das Microblogging (Statusaktualisierungen, Kommentare, Fragen usw.)..

Weitere beliebte Web-Apps

Neben dem oben genannten habe ich eine kleine Sammlung von sehr beliebten Webanwendungen für die Online-Zusammenarbeit zusammengestellt. Das Synchronisieren von Aufgaben und das Erstellen eines neuen Projekts war mit diesen leistungsstarken Tools noch nie einfacher.

Ich empfehle Ihnen, jedes Produkt nur auszuprobieren, um zu sehen, wie es für Sie funktioniert. Wenn sich eine App klumpig oder nutzlos anfühlt, haben Sie keine Angst, sie fallen zu lassen und zur nächsten zu wechseln. Ihre Zeit ist nichts zu verschwenden, und wenn Sie die richtige App finden, wissen Sie es!

Dropbox

Dies ist ein weiterer wirklich cooler Start, der mich noch nicht enttäuscht hat. Fachleute in der Tech-Branche wissen, dass Mundpropaganda ein großer Teil des Marketings ist. Dropbox hat sich mit dieser Technik als unglaublich erwiesen, wenn es um die Beschränkung der Benutzer-Uploads durch Partnerempfehlungen geht.

Die Hauptseite enthält Links, über die Sie die Software für Mac, Windows, Linux oder sogar mobile Geräte herunterladen können. Ihr Team ist unglaublich und die App macht wirklich etwas “vereinfache dein Leben”. Der kostenlose Grundplan schränkt den Upload-Speicher auf 2 GB ein. Pro Konten und Teams können jedoch auf 1 Terabyte oder mehr erhöht werden!

Wunderkit

Wunderkit ist unter all den Online-Tools für die Online-Zusammenarbeit möglicherweise meine bevorzugte Wahl. Dies wurde von den gleichen Leuten entwickelt, die Wunderlist gemacht haben, außer mit viel mehr Funktionen. Die App verfügt über eine soziale Verbindung, bei der jeder Benutzer ein eigenes Netzwerkprofil hat. Daraufhin werden die aktuellen Projektarbeitsbereiche, Aufgaben, Benutzerfoto, Biografie und andere persönliche Informationen angezeigt. Aber das Beste daran ist, dass Sie mit Wunderkit die Öffentlichkeit teilen können und private Arbeitsbereiche.

Dies macht es sehr einfach, mit vielen verschiedenen Personen in einer einzigen Anwendung zusammenzuarbeiten. Und noch besser, sie unterstützen Apps in den OSX- und iOS-App Stores.

Sync.in

Dies ist eine kleine, aber bemerkenswerte App, die als Online-Collab-Tool verwendet werden kann. Snyc.in erstellt öffentliche Notizen, die durch eindeutige Schlüssel-IDs definiert werden. Sie können beliebigen Text hinzufügen, z. B. Link-URLs, Aufzählungszeichen oder HTML-Markup. Dies ist eine beliebige Form der Texteingabe.

Dann können Sie durch Kopieren der Notiz-URL den gleichen Text mit allen Ihren Teampartnern teilen. Sie haben die Möglichkeit, das, was Sie bereits erstellt haben, zu bearbeiten oder sogar eigene Notizen zum Mix hinzuzufügen. Außerdem können Sie Einstellungen definieren, bei denen die Bearbeitungen jedes Autors in einer anderen Farbe hervorgehoben und mit einem Zeitstempel kategorisiert werden.

Zugegebenermaßen ist die App bei der Archivierung früherer Änderungen nicht so hilfreich. Wenn Sie jedoch eine Cloud-basierte Live-Textdatei für das Teilen einfacher Notizen benötigen, ist Sync.in perfekt.

Zoho-Projekte

Zoho ist Basecamp sehr ähnlich, nur dass die kostenlose Version für immer erweitert wird. Jedes kostenlose Konto ist auf 1 Projektarbeitsbereich mit einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern beschränkt. Das Hochladen von Dateien ist ebenfalls begrenzt, die Wikis und andere Tools sind jedoch hervorragend.

Wenn Sie noch nie von Zoho Projects gehört haben, empfehle ich Ihnen dringend, die Tour schnell zu machen. Dazu gehören einige Screenshots, um sich mit dem Admin-Panel und vielen der zugrunde liegenden Funktionen vertraut zu machen. Ihre Preisgestaltung kann im Vergleich zu den anderen Optionen, die ich zur Verfügung gestellt habe, sehr teuer werden. Wenn Sie es jedoch mit einem kostenlosen Konto verwalten können, bietet Zoho eine hervorragende Lösung als temporärer Projektarbeitsbereich.

Verbunden: 15 großartige kostenlose Online-Alternativen zum Dateiaustausch

Fazit

Vernetzung und Zusammenarbeit ist immer eine Grauzone für neue Teamkollegen. Es kann schwierig sein zu definieren, wer die Projektleiter sind und welche Aufgaben den einzelnen Mitgliedern zugewiesen werden. Glücklicherweise haben wir Zugriff auf die vielen Apps, die in diesem Beitrag verstreut wurden, um den Prozess ein wenig zu erleichtern.

Ich hoffe, dieser Leitfaden hat einige der inneren Mechaniken für das Online-Arbeiten erläutert. Jedes Team muss sich darauf verlassen können, Ideen auszutauschen und sich gegenseitig zu respektieren. Kreative lieben es, neue Dinge zu bauen - das liegt in unserer Natur. Und das einzige, was besser ist als kreative Ideen zu bauen, ist es, sie mit anderen Menschen an Ihrer Seite zu bauen.